ALOS-SCAN: Einfache Konfiguration von Spooldateien für die Weiterverarbeitung und elektronische Archivierung

Ein neues ALOS-SCAN-Modul zur Konfiguration von COLD-Daten präsentiert die ALOS GmbH mit der Version 5.0 der modularen Scan-Software zur CeBIT 2008. ALOS-COLD ermöglicht mit seiner grafischen Benutzeroberfläche die bequeme Bearbeitung der Druckdatenströme und schafft die Voraussetzung für deren Umwandlung in das TIFF-Format oder den Export zu PDF/A.

Die Druckdateien lassen sich somit nach erfolgreicher Bearbeitung in einem elektronischen Archivsystem revisionssicher und compliance-konform abspeichern, jederzeit wieder finden und am Bildschirm anzeigen. Darüber hinaus können die Informationen aus den Spooldateien auch anderen Anwendungen zur Verfügung gestellt werden. Mit ALOS-COLD hat der Anwender die Möglichkeit, die Druckdatenströme sehr einfach zu bearbeiten. Die in den Spooldaten enthaltenen Drucksteuerzeichen können interpretiert, entfernt oder zum Beispiel auch durch TAB- oder Leerzeichen ersetzt werden.

Der Nutzer kann anhand eines Dateirahmens festlegen, wo die eigentliche Spooldatei beginnt. Somit lassen sich Kopfdaten, die ausschließlich für den eigentlichen Druck relevant sind, bei der weiteren Verarbeitung ignorieren. Zusätzlich ist über die Benutzeroberfläche definierbar, welche Werte und Steuerzeichen zur Separierung von Seiten und Dokumenten genutzt werden sollen. Die Drucksteuerzeichen geben an, wo Indexwerte für die Archivierung zu finden und wie diese zu behandeln sind.

„Spooldaten bereiten vielen IT-Verantwortlichen bezüglich ihrer Weiterverarbeitung immenses Kopfzerbrechen. In Belegen, Journalen und Berichten, die über Drucker ausgegeben werden, befinden sich überwiegend sehr wichtige und damit archivierungswürdige Daten. Die üblichen Konfigurationen, um die Druckdatenströme auszuwerten, waren bislang sehr zeitaufwändig und kompliziert. Diese Lücke zwischen Output und Archiv haben wir mit dem COLD-Modul nun sehr komfortabel geschlossen“, kommentiert ALOS-Geschäftsführer Dieter Woeste.

Die Seitenbegrenzung lässt sich beim Aufbereiten der Spooldaten mit der neuen Software wahlweise dynamisch realisieren oder auch anhand einer festen Zeilenzahl definieren. Das System separiert die Dokumente anhand einer Texterkennung oder durch Vergleichen von mehreren Indexwerten. ALOS-COLD stellt in einem separaten Verzeichnis pro Dokument und Seite jeweils eine Textdatei und eine Indexdatei zur Verfügung, sodass mit ALOS-SCAN anschließend die Umwandlung in ein TIFF, MulitTiff oder PDF/A vorgenommen werden kann. Zusätzlich wird eine ausführliche Protokolldatei erzeugt, welche die Verarbeitung der Spooldaten mit der Software belegt. Für den Anwender ist somit stets ein vollständiger Überblick gewährleistet.

Über die ALOS GmbH:
Die ALOS GmbH mit Sitz in Köln wurde 1958 gegründet und ist als Systemhaus mit 80 Mitarbeitern auf das Themengebiet Dokumenten-Management spezialisiert. Als Distributions- und Vertriebspartner renommierter Hersteller bietet ALOS ein umfangreiches Software- und ebenso hochspezialisiertes Hardware-Portfolio. Zur Kernkompetenz gehören die Einführung umfassender DMS-Anwendungen, die Implementierung von Workflow-Komponenten sowie der Einsatz von Data- und Image-Erfassungssystemen. ALOS verfügt über herstellerautorisierte und zertifizierte Support-Gruppen für Software und bundesweitem Hardware-Service vor Ort. In seinem Document Service Center bietet das Unternehmen die komplette Palette an Outsourcing-Dienstleistungen für die Dokumentendigitalisierung und -konvertierung an. Referenzen besitzt ALOS in zahlreichen Branchen, unter anderem in Handel, Industrie, Geldinstituten, Versicherungen, Logistikunternehmen, IT- und Scan-Dienstleistern, Verbänden sowie Organisationen.

Im ALOS-Webshop unter www.alos.de/dms können zahlreiche Soft- und Hardwareprodukte sowie Zubehör und Consumables online bestellt werden.

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