Mit digitalen Dokumenten komplexe Prozesse meistern

Die Abwicklung, Verwaltung und Archivierung digitaler Dokumente gehört zu den Königsdisziplinen der Unternehmensorganisation. Wenn ein Unternehmen in diesem Bereich effizient aufgestellt ist, ergeben sich daraus gegenüber dem Wettbewerb oft entscheidende Vorteile.

Dokumenten-Management-Systeme sind ein probates Mittel, um die dazu notwendigen Prozesse aufzusetzen, zu verknüpfen, transparent darzustellen und revisionssicher zu archivieren.

Auf der CeBIT 2009 wird die Halle 3 zum Zentrum für DMS sowie Mailing Solutions und Professional Output. „Das neue Konzept für die Halle 3 beinhaltet neben klassischen DMS-Lösungen erstmals sämtliche Angebotsschwerpunkte, die mit dem Thema DMS signifikant in Verbindung stehen. Dazu gehören zum Beispiel Lösungen und Konzepte zur digitalen Postbearbeitung, multifunktionale Drucker und Kopierer sowie professionelle Output-Management-Systeme. Außerdem findet der Besucher in den angrenzenden Hallen die neuesten Datenspeichersysteme sowie Lösungen aus den Bereichen Kundenbeziehungsmanagement, Enterprise Resource Planning, Business Intelligence und Enterprise Content Management,“ erklärt Dr. Sven-Michael Prüser, Geschäftsbereichsleiter der CeBIT.

Sei es in Unternehmen, Organisationen oder bei öffentlichen Verwaltungen – überall besteht die Notwendigkeit, Prozesse zu optimieren und zu beschleunigen, um dadurch mittel- bis langfristig Verwaltungskosten zu reduzieren. Ein gut strukturiertes Dokumenten-Management bietet hier den richtigen Ansatz.

Krankenhausprozesse werden beschleunigt und vereinfacht

Im Krankenhaus beispielsweise beginnt der Prozess bei der Aufnahme eines Patienten. Dabei wird eine digitale Patientenakte angelegt, die ihn während des gesamten Aufenthaltes begleitet. Neben persönlichen Daten enthält die digitale Akte Untersuchungs- und Diagnoseergebnisse, Röntgenaufnahmen sowie Operationsberichte und die Medikation. Bei der Visite werden Berichte direkt am Krankenbett digital zur Krankenakte hinzugefügt. Manuelle Eingaben durch das Klinikpersonal entfallen. Die Patientendaten können von den behandelnden Ärzten jederzeit eingesehen werden und sind stets auf dem neuesten Stand. So ermöglicht modernes Dokumenten-Management im Krankenhaus die bestmögliche Versorgung der Patienten. Selbst der Austausch zwischen unterschiedlichen Kliniken ist elektronisch möglich. Auch die Abrechnung mit den Krankenkassen wird durch die digitale Patientenakte deutlich vereinfacht, da sämtliche Behandlungsschritte dokumentiert und mit den entsprechenden Leistungsschlüsseln versehen sind.

Trägermedium Papier wird abgelöst

Ordner und Mappen prägten jahrelang das Bild von Unternehmensarchiven. Alle relevanten Daten wurden auf Papier archiviert und meist in Keller- oder Speicherräumen gelagert. Die Übersichtlichkeit blieb häufig auf der Strecke, die erneute Informationsbeschaffung war schwierig. Sicherheitsfragen oder Feuerschutz blieben oft unbedacht. Inzwischen lösen digitale Archive das Trägermedium Papier ab. Der Vorteil liegt auf der Hand: Papier ist teuer und sperrig, das Papierarchiv benötigt viel Platz. In Zeiten steigender Mieten für Gewerbetreibende ein entscheidendes Argument. Digitale Archive lassen sich dagegen in den vorhandenen Serverraum oder im Rechenzentrum problemlos auf digitalen Speichermedien oder leistungsstarken Bandlaufwerken unterbringen. Die Verknüpfung verschiedener Anwendungen wie ERP für das Controlling, FIBU für das Rechnungswesen oder CAD-Programmen, wie sie für den Bereich Konstruktion und Entwicklung benötigt werden, stellen unterschiedliche Informationen für ein und dasselbe Projekt in einen direkten Kontext. Die langwierige Suche in einer Vielzahl von Papierordnern entfällt.

CeBIT 2009: Auf kurzen Wegen zur Rundum-Information

Die Liste der DMS-Anwendungen und ihrer verwandten Anwendungen lässt sich beliebig fortsetzen. Auf der CeBIT haben Besucher vom 3. bis 8. März 2009 die Gelegenheit, sich über DMS-Lösungen zu informieren, mit denen sie ihre Geschäftsprozesse effizienter gestalten können. Das reicht von dokumentenbezogenen Prozessen über den Workflow bis hin zum professionellen Output.

Durch die Zusammenlegung der Themen DMS, Postbearbeitung/Mailing Solutions und Professional Output werden auf der CeBIT 2009 die thematischen Verknüpfungen zwischen diesen Bereichen transparent und praxisnah dargestellt. Das beginnt bei der digitalen Dokumentenerfassung in der Poststelle. Dort werden Briefe, Belege, Rechnungen, Zeichnungen oder andere Papierunterlagen gescannt und in die entsprechenden elektronischen Briefkörbe zur Weiterverarbeitung abgelegt. Dokumenten-Management-Systeme lassen sich an die individuellen Anforderungen eines Unternehmens, einer Organisation anpassen und integrieren deren entsprechenden Arbeitsfluss. Schnittstellen zu entscheidenden Applikationen eines Unternehmens, wie beispielsweise dem ERP-System oder der FIBU garantieren eine elektronische Prozesskette ohne Unterbrechung. Ein effizientes Output-Management oder eine individuelle elektronische Archivierung sind weitere Bestandteile professioneller DMS-Lösungen.

Detaillierte Analyse im Vorfeld

„DMS ist keine Lösung von der Stange, sondern erfordert ein fachübergreifendes Wissen sowie eine tiefgehende Kenntnis der Zusammenhänge und Organisationsstrukturen eines Unternehmens oder einer Verwaltung“, sagt Prüser. „Durch den lösungsorientierten Ansatz der Präsentationen haben die Besucher in Halle 3 die Chance, DMS-Software und die entsprechende Hardware im praxisorientierten Zusammenspiel zu sehen. Das erlaubt einen ganzheitlichen Blick auf die Chancen, die sich Organisationen durch die Einführung solcher Lösungen bieten.“

Der Verband Organisations- und Informationssysteme (VOI) unterstützt die Neupositionierung des DMS-Themas in Halle 3 auf der CeBIT 2009 mit einer starken Präsenz. Gemeinsam mit seinen Mitgliedern wird der Verband sowohl die DMS Area im Ostteil der Halle 3 als auch das DMS-Forum gestalten. Ein Höhepunkt dieser Area ist der Showcase „Digitale Postbearbeitung“. Darüber hinaus werden Experten zu Themen rund um DMS referieren.

Der Westteil der Halle 3 gehört auf der CeBIT 2009 den Bereichen Postbearbeitung/Mailing Solutions und Professional Output.

„DMS ist ein sehr komplexes Thema mit einer Vielzahl von Facetten“, sagt Prüser. „Auf der CeBIT 2009 können sich Fachbesucher über Lösungen informieren, die ihrem individuellen Anforderungsprofil entsprechen, denn DMS ist keineswegs nur für große Unternehmen von Interesse. Vielmehr bietet der Markt heute eine Vielzahl von Lösungen, die auch für kleinere Unternehmen sowie den Mittelstand interessant sind, um für zukünftige Marktanforderungen gerüstet zu sein.“