Dokumente "blau machen" spart Zeit und Geld

Unter dem Motto „Machen Sie Ihre Dokumente blau“ stellt die META-LEVEL Software AG aus Saarbrücken die brandaktuelle Version 4.5.0 ihres webbasierten Dokumenten- und Wissensmanagementsystems META-DOK vor. Anschaulich zeigt sie den Besuchern auf der CeBIT, warum sich das „Blau machen“, sprich das Verwalten ihrer Dokumente in den blauen Ordnern von META-DOK, lohnt.

Täglich werden im Unternehmen auf Basis der vorhandenen Informationen und Dokumente Entscheidungen getroffen, die maßgeblich den Erfolg und die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens beeinflussen. Umso wichtiger ist es, dass den Mitarbeitern bei Bedarf ohne langes Suchen die aktuellsten Informationen vorliegen. Hinzu kommt, dass die Dokumente in verschiedenen Formaten, teils in Papierform, teils in digitaler Form vorliegen. Dies erschwert nicht nur die Suche, sondern stellt auch neue Anforderungen an die Archivierung der Dokumente unter Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften. Unternehmen, die es versäumen, hier rechtzeitig Vorsorge zu treffen, verzichten langfristig auf ein erhebliches Einsparpotenzial an Zeit und Geld.

Abhilfe verschafft hier das webbasierte Dokumenten- und Wissensmanagementsystem META-DOK. Mit zahlreichen Features ausgestattet stellt META-DOK sowohl für kleine, mittlere als auch für große Unternehmen eine komfortable Lösung zur zentralen Verwaltung und revisionssicheren Archivierung ihrer Dokumente dar. Die in META-DOK gespeicherten Dokumente sind über einen geschützten Zugang im firmeneigenen Intranet und über Internet jederzeit, ortsunabhängig abrufbar. Somit stehen die benötigten Informationen rund um die Uhr, weltweit zur Verfügung. Für den globalen Einsatz in Unternehmen verfügt META-DOK über eine mehrsprachige Benutzeroberfläche und unterstützt auch Schriftzeichen, mit denen chinesische, japanische, kyrillische, griechische oder arabische Texte dargestellt werden.

Sinn macht ein Dokumentenmanagementsystem nur, wenn es von den Mitarbeitern im Unternehmen tatsächlich genutzt wird. Aus diesem Grunde steht jetzt mit META-DOK Easy-Access, einem neuen Client-Modul, META-DOK als virtuelles Laufwerk im Windows Explorer zur Verfügung. Damit können die Mitarbeiter ihre Dokumente wie auf einer herkömmlichen Festplatte speichern und bearbeiten. Hierzu müssen die Dokumente lediglich in die blauen Ordner von META-DOK anstatt in die gelben Windows-Ordner gespeichert und ggf. um einige Meta-Daten ergänzt werden. Die Mitarbeiter arbeiten praktisch wie gewohnt und können dennoch alle Vorzüge des professionellen Dokumenten- und Wissensmanagementsystems nutzen.

Denn sobald ein Dokument in META-DOK eingestellt wurde, wird es automatisch volltextindiziert und kann mittels der vielfältigen Suchoptionen von META-DOK später schnell wieder gefunden werden. Darüber hinaus steht es allen berechtigten Mitarbeitern zur Verfügung, was z. B. für die Teamarbeit in Projekten sehr wichtig ist. Durch das Abonnieren von Themen (freiwillig oder als Pflicht) werden die Mitarbeiter über Neuheiten und Änderungen automatisch auf dem Laufenden gehalten. Eine Änderungshistorie gibt Aufschluss über die an einem Dokument durchgeführten Änderungen und erlaubt einen Zugriff auf alte Dokumentversionen. Durch ein ausgereiftes Berechtigungskonzept können in META-DOK auch eigene Bereiche für Partner und Kunden eingerichtet und somit gemeinsame Informationen ausgetauscht werden.

Mittels der Client-Module von META-DOK werden Dokumente jeglicher Art komfortabel, ohne großen Mehraufwand in META-DOK importiert. Ob es sich nun um digitale Dateien wie Office-Dokumente, PDFs, E-Mails, grafische Zeichnungen, Bilder, Mindmaps und audiovisuelle Dateien oder um Papierdokumente handelt, die per Knopfdruck direkt am Scanner in META-DOK gespeichert werden können. Ein eigener Mechanismus gewährleistet die einfache, revisionssichere Archivierung der Dokumente in META-DOK nach den Grundsätzen der GDPdU bzw. der GoBS. Mittels verschiedener Schnittstellen wie ADS-/LDAP-, XML- und eine öffentliche WebService-Schnittstelle lässt sich META-DOK mit bestehenden Systemen verknüpfen.

META-DOK hält noch viele weitere, äußerst praktische Funktionalitäten bereit, die sich die Besucher am Stand der META-LEVEL Software AG auf der CeBIT in Halle 5, Stand F04 (saarländischer Gemeinschaftsstand) anschauen können. Weitere Infos zur META-LEVEL Software AG und zu META-DOK sind erhältlich unter www.meta-level.de.

Pressekontakt:
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