Kommission finanziert Angebotsmanagement-Tool zur Erhöhung der KMU-Beteiligung und Kostensenkung

Wenn sich kleine und mittlere Unternehmen (KMU) um Großaufträge bewerben wollen, sind sie oft mit Schwierigkeiten konfrontiert, denn ihr Angebot betrifft nur einen bestimmten Teil der angebotenen Dienstleistung oder Ware, und sie müssen komplexe Partnerschaften mit anderen Spezialanbietern eingehen.

Eine Möglichkeit zur Lösung dieses Problems ist die Einschaltung von Vermittlern, die ein Angebot für den Gesamtauftrag machen und anschließend Einzelaufträge an mehrere Spezialunternehmen weitergeben. Bei dieser Vorgehensweise entstehen jedoch der Vergabebehörde im Allgemeinen höhere Kosten, was wiederum auf die Erlöse der KMU drückt.

Damit kleinere Zulieferer eine Alternative haben, hat die Kommission ein Projekt finanziert, das eine Methode und eine technische Lösung hervorbringen soll, mit denen KMU ihre Kompetenzen dokumentieren und umfassende Angebote erstellen können, ohne einen Vermittler einschalten zu müssen.

Am Projekt BIDMED (Cooperative Bidding in the Medical Sector), das aus dem Abschnitt „Technologien der Informationsgesellschaft“ (IST) des Fünften Rahmenprogramms finanziert wird, sind Partner aus dem Biomedizinsektor aus Italien, Frankreich und Ungarn beteiligt.

Stefano Malatesta, der BIDMED-Projektleiter, sagte im Gespräch mit CORDIS-Nachrichten: „BIDMED ist deswegen wichtig, weil bisher weder Methoden noch Tools zur Angebotserstellung existieren, die sich speziell an KMU richten. Durch BIDMED kommen kleine Unternehmen in die Lage, sich an Ausschreibungen für Großprojekte zu beteiligen.“

Im Anschluss an eine erste Bedarfsanalyse begann das Konsortium mit der Ausarbeitung einer zweistufigen Angebotsarchitektur. Die erste Stufe besteht aus einem langfristigen Konsortium aus KMU, die bei größeren Ausschreibungen zusammenarbeiten wollen. Sie enthält einen Online-Katalog ihrer verschiedenen Produkte und Kompetenzen und bietet einen Schutz ihrer geistigen Eigentumsrechte. Auf der zweiten Stufe, der so genannten dynamischen „Smart Bidding Organisation“ (SBO), sollen spezifische Gruppen von KMU im Hinblick auf eine bestimmte Ausschreibung gebildet werden. Gleichzeitig wird ein Partnerteam gegründet, und die relevanten Unterlagen wie etwa der Gründungsvertrag des Konsortiums werden verwaltet.

Das letzte Modul, der „Bid-Manager“, ist die einzige Schnittstelle zum Auftraggeber, koordiniert die Tätigkeiten der SBO und unterstützt die beteiligten KMU.

Im Anschluss an die Entwicklung der Tools und die Dokumentation der Methode wurde BIDMED einem Test unterzogen: Die italienische Provinz Modena veröffentlichte eine gestellte, aber realistische Ausschreibung auf Grundlage des Produktkatalogs des Konsortiums. Obwohl ein paar kleinere Änderungen in der Dokumentation notwendig waren, wurde die Ausschreibung vom Kunden geprüft und „angenommen“.

Malatesta geht davon aus, dass innerhalb der nächsten zwölf Monate das erste echte Angebot eines Konsortiums mit Hilfe von BIDMED erstellt wird und das System allen Beteiligten Vorteile bringt: „Nach manchen Schätzungen bläht die Einschaltung von Vermittlern bei Angeboten für Großaufträge die Kosten um 20 bis 30 Prozent auf. Wenn diese Kosten dank BIDMED wegfallen, spart der Auftraggeber eine Menge Geld und die KMU machen mehr Gewinn, so dass auf längere Sicht mehr KMU in dem entsprechenden Sektor tätig sein werden und der Markt insgesamt besser in Schwung kommt.“