CeBIT 2013: Schätze der E-Verwaltung heben

Die elektronische Kommunikation ist in deutschen Amtsstuben längst selbstverständlich. Doch oft setzen die Sachbearbeiter moderne Dokumentenmanagementsysteme lediglich dafür ein, digitalisierte Akten zu registrieren. Der eigene, »natürliche« Arbeitsprozess bleibt meist unberücksichtigt.

Dabei verspricht das Konzept der E-Verwaltung nicht nur hohe Effizienzgewinne, sondern auch eine höhere Zufriedenheit der Beschäftigten. Das Fraunhofer-Institut für Offene Kommunikationssysteme FOKUS in Berlin hat jetzt ein Szenario entworfen, das zeigt, wie eine erfolgreich in Dänemark eingesetzte IuK-Lösung rasch für deutsche Behörden übertragen werden kann. Die Forscher präsentieren den Ansatz in ihrem E-Government-Labor in Berlin und von 5. bis 9. März auf der CeBIT in Hannover (Halle 9, Stand E08).

Empfehlungen der Bundesregierung übertroffen

»Wir beschäftigen uns bereits seit 2004 mit interoperablen und wirtschaftlichen IuK-Lösungen für deutsche Behörden. Einer unserer Partner ist cBrain, dessen integrierte Lösung bereits in sieben dänischen Ministerien sehr erfolgreich einsetzt wird. Wir haben uns die Technologie genau angesehen, und festgestellt, dass sie sehr gut für Deutschland übertragbar ist«, erklärt Dr. Michael Tschichholz vom FOKUS. Die Bundesregierung hat ihre Empfehlungen an eine derartige IuK-Plattform in ihrem »Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit« festgehalten. Neben der elektronischen Schriftgutverwaltung (E-Akte) sollte sie in der Lage sein, die elektronische Vorgangsbearbeitung sowie die elektronische Zusammenarbeit abzubilden und die jeweilige, über die Jahre gewachsene Fachverfahrensoftware zu integrieren. »Diese Bausteine der E-Verwaltung werden von der dänischen Lösung unterstützt. Über mobile Endgeräte lassen sich wunschgemäß auch Führungskräfte in die digitalen Prozesse einbinden«, so Tschichholz.

In Dänemark haben bereits die Ministerien für Soziales und Integration, für Verkehr, für Klima und Energie, für Umwelt, für Arbeit und für den Wohnungsbau sowie die Staatskanzlei ihre Schriftgutverwaltung, die Verwaltungsarbeit und die Fallbearbeitung vollständig digitalisiert. Das gesamte Schriftgut – ob formell oder informell – wird in einer einheitlichen IuK-Umgebung verwaltet. Kernkomponente ist ein integriertes Wissensmanagement. Die Mitarbeiter haben über ein digitales Archiv unmittelbaren Zugang zu relevanten Informationen. Social-Media-Technologien wie Chats sind in formelle Arbeitsabläufe integriert und unterstützen die informelle Kommunikation.

»Die Erfahrungen sind durchweg positiv: Im Ministerium für Soziales und Integration spart jeder Mitarbeiter täglich 30 bis 45 Minuten. 81 Prozent der Angestellten des Verkehrsministeriums sind zufrieden oder sehr zufrieden. Die letzten Umstellungen dauerten jeweils nur wenige Wochen. Der Schulungsaufwand hält sich in Grenzen, da die Mitarbeiter auf gewohnte Nutzeroberflächen zurückgreifen können und sie in der kurzen Einführungsphase durch ‚Flurläufer‘ individuell unterstützt werden«, berichtet Tschichholz.

Ministerialvorlage auf das Tablet

Er und sein Team haben konkrete Anwendungsszenarien entwickelt, die nun in deutschen Ministerien einem Praxistest unterzogen werden. Im FOKUS E-Government-Labor bildeten die Wissenschaftler Arbeitsvorgänge aus dem Innenministerium exemplarisch nach und überprüften, wie die dänische Lösung übertragen werden kann. »Wir haben beispielsweise gezeigt, wie damit Leitungs- und Ministerialvorlagen erarbeitet werden und Staatssekretär oder Minister diese bequem über einen Tablet-PC mobil abrufen können«, schildert Tschichholz, der die IuK-Plattform am FOKUS auch für interne Prozesse nutzt.

Im vergangenen Jahr präsentierte das Team das Laborszenario bereits erfolgreich Cornelia Rogall-Grothe, der Beauftragten der Bundesregierung für Informationstechnik, und dem dänischen Botschafter Per Poulsen-Hansen. Auf der CeBIT zeigt das FOKUS, wie mit Hilfe der dänischen IuK-Plattform mobile Endgeräte sicher für die Verwaltungsarbeit genutzt werden können.