Microsoft Office 2003 – Irrgarten für das Büro?

Häufig beherrschen die Nutzer von Microsofts Bürosoftware Office 2003 nur einen Bruchteil der Funktionen der Programme. Der Grund: Die Bedienung der Anwendungen wie Word, Excel oder PowerPoint ist komplizierter als nötig. Zu diesem Ergebnis kommt eine Untersuchung von SirValUse Consulting, die die so genannte Usability von Office 2003 unter die Lupe genommen hat. So bestehen beispielsweise nach wie vor Defizite beim Auffinden und Verstehen vieler Funktionen – vor allem für ungeübte Anwender ein Problem. Unternehmen schätzen zudem die Vorteile des neuen Office-Pakets gering ein: 65 von 100 Firmen aus den USA und Europa lehnen ein Update auf Office 2003 ab, so eine aktuelle Umfrage. Auch kann der Umstieg auf Office 2003 ziemlich teuer werden. Denn die neueste Office-Kreation verlangt als Betriebssystem mindestens Windows 2000, der Hersteller empfiehlt sogar Windows XP. Viele ältere Rechner machen da nicht mit und müssen ausgetauscht werden. So können beispielsweise bei einem Unternehmen mit 25 Office-Arbeitsplätzen zusätzlich schnell über 10.000 Euro an Kosten zusammenkommen.

Bürosoftware soll leicht erlernbar, zuverlässig, bedienerfreundlich und leistungsfähig sein. Denn in den letzten Jahren ist die Zeit für Schulungen und ständiges Umlernen immer knapper geworden. Usability wird von Unternehmen zunehmend als selbstverständlich vorausgesetzt. Microsoft Office 2003 kommt diesem Selbstverständnis jedoch nur eingeschränkt entgegen.

Die wichtigsten Bedienungsschwächen von Office 2003 auf einen Blick: – Die reduzierten Symbolleisten verstecken viele hilfreiche Features. So sind zum Beispiel die Funktionen „Tabelle einfügen“ oder „Format übertragen“ nicht sichtbar. – Ebenso bereiten die versteckten Menüeinträge Verwirrung. Häufig wird gewünscht, alle Menüeinträge zu zeigen, vielen Anwendern ist jedoch nicht klar, wo diese Option aktiviert wird. – Einige „AutoFormat“ und „AutoKorrektur“-Optionen sind unsinnig, so beispielsweise die Option, dass jede Zeile mit einem Großbuchstaben begonnen werden soll. – Die Zwischenablage von Office 2003 ist unnötig komplex geraten. Die meisten Anwender nutzen gerade mal „cut & paste“ – Ausschneiden und Einfügen.

Probleme bereiten vielen Anwendern die von Office 2003 benutzen Begriffe und Bezeichnungen. Viele Nutzer kennen beispielsweise das folienübergreifende Layout-Konzept (Master) bei PowerPoint nicht. Bei Word wird das Einfügen einer Fußnote nicht unter dem Menüpunkt „Einfügen-Referenz“ erwartet. Probleme mit dem neuen Office-Paket haben vor allem ungeübte Anwender. Viele Funktionen verwirren, da sie sich nicht selbst erklären und somit nur unzureichend erlernbar sind. Ein Problem, dem Microsoft entgegenzuwirken versuchte – mit mäßigem Erfolg. Denn ein Großteil der Anwender nutzt Word nach wie vor als „bessere Schreibmaschine“. Unwissende Benutzer tasten sich nach und nach an komplexe Funktionen und Bedienelemente durch die praktische Arbeit heran. Dieses so genannte „Trial and Error“-Verfahren ist aber zeit- und kostenintensiv.

Microsoft kennt dieses Problem und versucht, den Anwendern durch immer neue Funktionen das Handling der Software zu erleichtern. Doch dies gelingt nur zum Teil, wie die Untersuchung von SirValUse zeigt. Dabei sollen Benutzer beispielsweise durch so genannte Smart Tags echte Unterstützung bei der Arbeit finden. Smart Tags sind intelligente, auf den jeweiligen Arbeitsschritt abgestimmte Zusatzfunktionen. Sie erkennen schon während der Eingabe bestimmte Begriffe und bieten dazu passende Ergänzungen, wie zum Beispiel die zum Namen gehörende Adresse, an. Teilweise sind die Smart Tags aber zu komplex und wenig verständlich, dass sie bei vielen Anwendern nur weitere Verwirrung auslösen.

An der Usability-Untersuchung nahmen Testpersonen mit unterschiedlichen Office-Erfahrungen teil. Den Testern wurden typische Office-Aufgaben vorgelegt, die sie mit Hilfe der Microsoft- Bürosoftware lösen sollten. Ziel der Analyse war es, das Potenzial der Effektivitätssteigerung in deutschen Büros abschätzen zu können.