IT-Lifecycle Management

In vielen Unternehmen ist die IT-Landschaft eher zufällig über die Zeit gewachsen. Oftmals fehlt es an einheitlichen Strategien zu eingesetzter Hard- und Software. Besonders in eher kleinen Firmen kommt es vor, dass nahezu jeder Mitarbeiter andere Hardware hat, da je nach Bedarf und Wünschen der Beschäftigten eingekauft wird. Bis zu einer gewissen Anzahl an Geräten und Nutzern stellt das kein allzu großes Problem dar.  Ab einer gewissen Größe und Komplexität geht jedoch der Überblick verloren und der Wartungsaufwand steigt ins Unermessliche.

Es gibt Fälle, in denen jeglicher Überblick fehlt, wie viele Geräte sich überhaupt im Einsatz befinden, wie alt diese sind und welche genauen Spezifikationen sie aufweisen. Häufig sind es dann die Jahresabschlüsse und Wirtschaftsprüfer die dafür sorgen, dass der IT-Bestand inventarisiert wird. Abhilfe kann da ein strukturiertes Lifecycle Management schaffen, in dem der komplette Lebenszyklus der IT-Ausstattung genau geplant ist. Von der Anschaffung bis zur Außerdienststellung. Dabei geht es aber um mehr als nur die reine Lebensdauer eines Laptops oder eines Servers. Auch Daten zu Serviceleistungen von Herstellern, die oft zeitlich befristet sind, oder Garantien müssen berücksichtigt werden. Doch selbstverständlich spielen auch nicht technische Faktoren wie Zeiträume für die steuerliche Abschreibung eine Rolle.

Effizienzsteigerung durch Standardisierung

In erster Linie sind die zuständigen Administratoren die Profiteure eines einheitlichen IT-Asset-Managements. Durch mehr Einheitlichkeit in der IT-Landschaft reduziert sich der Arbeitsaufwand enorm, beispielsweise da das Treiber- und Patch Management deutlich vereinfacht wird. Einheitlichkeit und vorausgehende Planung schaffen die Voraussetzungen, um viele wiederkehrende Tasks effizient zu automatisieren. Wenn man einen Plan darüber hat, wann diese anstehen, lassen sich diese außerdem fest einplanen, was zu geringeren Ausfall- und Störungszeiten führt. Auch Probleme durch eventuelle Inkompatibilitäten werden verringert und die IT-Sicherheitsabteilung wird es sehr begrüßen, weniger veraltete Hardware im Einsatz zu haben, die eventuell nicht mehr mit Updates versorgt wird und somit eine Schwachstelle darstellt.

Verbesserte Sicherheit

Daran wird deutlich, dass nicht nur Computer vom Lifecycle Management erfasst werden sollten, sondern alle vernetzten Geräte. Das durchdachteste Sicherheitskonzept bringt nur wenig, wenn beispielsweise eine Überwachungskamera zum Einfallstor für Hacker wird, weil man schlicht vergessen hat, sie mit der aktuellsten Firmware zu versehen. Auch wenn wir im IoT-Zeitalter leben wird häufig vergessen, dass nicht mehr nur Computer und Notebooks vernetzt und angreifbar sind.

Doch auch die kaufmännische Verwaltung und Steuerung der Geräte wird wesentlich einfacher. Betriebs- und Anschaffungskosten lassen sich dadurch besser planen und kalkulieren. Bei Lieferanten bringt man sich mit einer Planung, wann welche Hardware beschafft werden soll, auch in eine bessere Verhandlungsposition. Außerdem wird man anders als bei kurzfristigen, ungeplanten Einkäufen nicht davon überrascht, dass die gewünschte Hardware gegenwärtig vielleicht nicht verfügbar ist.

Auch das Onboarding externer Dienstleister oder neuer Mitarbeiter wird deutlich vereinfacht. Wichtig ist jedoch, dass ein Lifecycle Management nicht nur Vorgaben darüber enthält, wann beispielsweise ein Notebook ausgesondert werden muss. Stattdessen müssen klare Vorgaben bestehen, was in den jeweiligen Phasen geschehen soll. Das kann auch bei Audits für Zertifizierungen bedeutsam sein, wo zum Beispiel sichergestellt sein muss, dass sensible Daten nicht nach außen gelangen können. Dafür muss zum Beispiel auch sichergestellt sein, dass von ausgesonderten Geräten keine Daten gestohlen werden können. Falls ein Verkauf aussortierter Hardware geplant ist, bedenken das noch die meisten. Auf Geräten, die für den Schrott gedacht sind, verbleiben aber mitunter auch Firmendaten.

Lifecycle Management muss sich dabei nicht nur auf physische Geräte beschränken. Auch bei virtuellen Maschinen, ganz gleich ob auf eigenen Hosts oder bei einem Cloud Anbieter, kann Lifecycle Management für bessere Performance und niedrigere Kosten sorgen. Gerade wenn das Erstellen sehr einfach gestaltet ist und keiner Genehmigung bedarf, kommt es schnell zu Wildwuchs nicht mehr benötigter VM. Dadurch werden Ressourcen gebunden, was die Performance leiden lässt und die Kosten steigert. Hier können beispielsweise vordefinierte Genehmigungsworkflows und Automatismen zur Abschaltung und Löschung lange nicht genutzter Maschinen Abhilfe schaffen.

Fazit

Auch wenn man selbst nicht nach einem Qualitätsmanagement Framework wie ITIL arbeitet, kann ein Lifecycle Management zur Effizienzsteigerung beitragen. Wichtig ist jedoch, dass dabei klare Prozessbeschreibungen erstellt werden und nicht nur leere Worthülsen. Ziel ist, dass auch neue Mitarbeiter ohne weitere Einarbeitung die Prozesse durchschauen, verstehen und anwenden können. Die besten Prozesse bringen aber nichts, wenn sich niemand daran hält. Gerade in der Phase der Einführung ist es deshalb wichtig, dass Verantwortliche benannt werden, welche die Einhaltung der Prozesse steuern und überwachen und bei Bedarf auch anpassen. Dazu kann beispielsweise die Rolle eines Device Lifecycle Managers geschaffen werden, dem die entsprechenden Verantwortungen übertragen werden.