Projekte erfolgreich abwickeln mit ERP-Programmen

Um Ihr Projekt zum Erfolg zu führen, müssen Sie mehrere Schritte befolgen, bevor Sie Enterprise Resource Planning in Ihrem IT-System einsetzen. Der wichtigste Schritt zum Projekterfolg ist die Wahl der Lösung, die Ihren spezifischen Anforderungen am besten entspricht.

Was sind Projekte im Enterprise Resource Planning?

Es ist ein mehrstufiger Projektmanagementprozess. Dieser reicht von der Definition Ihrer Anforderungen bis hin zur Projektnachbereitung, bei der es um die Implementierung und die Unterstützung des Übergangs geht. Das Hauptziel besteht darin, alle Informationen und Geschäftsdaten zu verwalten und gleichzeitig Geschäftsprozesse zu automatisieren, um Kosten zu senken, die Effizienz zu steigern und die Ressourcennutzung zu optimieren. Die Herausforderung besteht darin, die in der Software verfügbare Funktionalität an die Bedürfnisse und Erwartungen des Unternehmens anzupassen. Zu den spezifischen Modulen gehören beispielsweise Buchhaltung, Finanzverwaltung, Personalmanagement und die Erstellung eines ERP-Lastenheftes. Nach Lastenheft Definition sollte dieses nicht mit einem Pflichtenheft verwechselt werden.

Wie unterscheiden sich projektbasierte und traditionelle Programme?

Traditionelles Enterprise Resource Planning ist für die Ressourcenplanung von Unternehmen mit Skaleneffekten konzipiert, die die Produktion durch Prozessautomatisierung und Standardisierung beschleunigen möchten. Diese konzentrieren sich auf das Endergebnis des Herstellungs- und Produktionsprozesses. Obwohl traditionelle Programme immer noch effektiv bei der Rationalisierung von Geschäftspraktiken sind, hat die Notwendigkeit eines projektorientierten Ansatzes Softwareanbieter dazu veranlasst, projektbasierte Lösungen zu entwickeln. Das Programm bietet Unternehmen im Vergleich zu herkömmlichem ERP erweiterte Projektmanagementfunktionen. Diese führen zu einer detaillierten Aufschlüsselung jedes Artikels.

Projekt-Programme verfolgen einen anderen Ansatz. Unternehmen können auf eine detaillierte Ansicht jedes Projektbudgets zugreifen und ein Lastenheft erstellen. Anwender können dann ihre Entscheidungsfindung verbessern, indem sie die Kosten, Einnahmen und Leistung im Lastenheft analysieren, um Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu identifizieren. Mit einem stärkeren Fokus auf das Personalmanagement können Projektmanager das erforderliche Personal bestimmten Projekten zuweisen, die geleisteten Stunden nachverfolgen und die Löhne und Kosten der Mitarbeiter verwalten. Zusätzlich führen Projekt-Programme neue Projektmanagement-Tools ein. Abhängig von der Tiefe können Unternehmen auf verschiedene Arten von Berichten zugreifen, die es ihnen ermöglichen, einzelne Projektpläne und Aufgaben zu verfolgen, während sie relevante Projektdaten aus allen anderen Modulen nutzen.

Enterprise Resource Planning: Implementierung in fünf Schritten

Wie bei jedem Projekt sollten Sie sich zunächst fragen, warum Sie ein neues Programm einführen oder sich dafür entscheiden. Welche geschäftlichen Probleme werden gelöst? Die eigentliche Grundlage des Prozesses besteht darin, herauszufinden, was das Programm für Sie tun kann. Um Ihre Ziele im Detail zu definieren, sollte Ihr Unternehmen auch in Betracht ziehen, eine Analyse verschiedener Faktoren in den einzelnen Unternehmensbereichen durchzuführen. In diesem Gesamtplan wird genau dargelegt, was von der Einführung des Programms erwartet wird. Sobald die Entscheidung für die Durchführung eines Projekts gefallen ist, muss ein Projektteam zusammengestellt werden, das das Projekt untersucht und durchführt. Die technischen und funktionalen Spezifikationen dienen dazu, klare Parameter für das Projekt zu definieren. Diese Spezifikationen sollten während des gesamten Projekts als Referenzdokument verwendet werden. Dieses Dokument ist für den Softwareanbieter, mit dem Sie zusammenarbeiten werden, nützlich, um eine reibungslose Kommunikation bei der Einrichtung des Tools zu gewährleisten. Da Sie nun wissen, welche Funktionen Sie suchen, müssen Sie nur noch das Tool auswählen. Open-Source-Programme oder ein Cloud-basiertes SaaS?

Eine Marktforschung wird Ihnen helfen, diese Frage zu beantworten. Sie haben endlich den Schritt zur Installation und Einführung erreicht. Dies kann eine Aktualisierung Ihrer Infrastruktur erfordern. Nach der Bereitstellung ist das Tool für alle Benutzer verfügbar, indem es in Ihr Informationssystem integriert wird. An diesem Punkt ist es notwendig, mit der Schulung einiger Hauptnutzer zu beginnen und ein Feedback einzuholen, um zu überprüfen, ob die Anwendung tatsächlich alle zu Beginn des Projekts festgelegten Anforderungen erfüllt.

Fazit

Projektbasierte Programme im Bereich Enterprise Resource Planning bieten zahlreiche Vorteile. Nutzen Sie das Fachwissen Ihres Softwareanbieters, um bei der Unterstützung und Integration zu helfen. Stellen Sie bei der Implementierung sicher, dass Sie eine neue Arbeitsorganisation einführen und umsetzen, einschließlich der gemeinsamen Nutzung von Informationen für eine optimale Nutzung Ihres Programms. Arbeiten Sie mit Ihrem Dienstleister und den Support-Teams zusammen, um in den Wochen oder Monaten nach der Einführung letzte Anpassungen vorzunehmen. Auf diese Weise können Sie die Feinabstimmung des Tools vornehmen, wenn sich neue Anforderungen ergeben.