Digitalisierung im Gesundheitswesen durch Dokumentenmanagement – Was gibt es zu beachten?

Die Möglichkeit, Patienten per Videochat zu beraten, weltweit auf Patientenakten zuzugreifen und Rezepte mobil zu erhalten, ist heute Realität. Dieser digitale Wandel verbessert nicht nur die Patientenversorgung, sondern unterstützt auch das medizinische Personal. Die Dringlichkeit dieses Wandels wurde durch die COVID-19-Krise mehr als deutlich.

Das Virus wirkte in vielen Ländern als Beschleuniger der Digitalisierung. Doch wie steht es derzeit um den digitalen Fortschritt in Krankenhäusern und anderen Gesundheitseinrichtungen? Und welche Aspekte sollten bei der Digitalisierung berücksichtigt werden?

Mehr dazu in diesem Artikel!

Warum ist die Digitalisierung im Gesundheitswesen überhaupt wichtig?

Die Menschen werden immer älter und die Gesundheitsausgaben steigen stetig. Dabei könnte die Digitalisierung im Gesundheitswesen helfen, die Kosten zu senken und gleichzeitig die Qualität der Versorgung zu verbessern.

In Deutschland setzen Politik, Patienten, Krankenkassen und Leistungserbringer auf digitale Lösungen, um Prozesse effizienter zu gestalten und den Zugriff auf Daten zu beschleunigen. Eine Studie von McKinsey bestätigt dies. Hätte Deutschland sein Gesundheitssystem früher digital transformiert, könnten bis 2018 bis zu 34 Milliarden Euro eingespart werden. 

Wie sieht der Status Quo jedoch aus? 

Die Digitalisierung im Gesundheitswesen ermöglicht eine schnellere Diagnose und eine bessere Überwachung von Krankheiten. Die Chancen, der aktuelle Stand und die Risiken sind wie folgt:

• Die Chancen der Digitalisierung sind enorm: Sie ermöglicht eine bessere und zugleich kostengünstigere medizinische Versorgung. Zudem kann sie helfen, dem Fachkräftemangel und der Urbanisierung zu begegnen.

• Deutschland hinkt hinterher: In anderen europäischen Ländern gehören digitale Technologien bereits zum medizinischen Alltag. In Deutschland gibt es jedoch noch Umsetzungshemmnisse wie Insellösungen, die eine übergreifende Vernetzung erschweren.
  

• Die Digitalisierung birgt Risiken: Menschen befürchten, die Kontrolle über ihre persönlichen Daten zu verlieren. Daher muss dem Datenschutz besondere Aufmerksamkeit geschenkt werden und es müssen klare und sichere Regeln geschaffen werden.

Digitalisierung mit Dokumentenmanagement – So gehts.

Es gibt verschiedene technologische Ansätze, die zum Teil bereits in Gesundheitseinrichtungen eingesetzt werden und den digitalen Wandel unterstützen, wie z.B. digitale Patientenakten oder der Einsatz von künstlicher Intelligenz.

In jüngster Zeit sind Dokumentenmanagementsysteme in den Mittelpunkt des Interesses gerückt.

Mit Hilfe dieser Systeme können alle Dokumente zuverlässig verwaltet werden. Ob eingescannt oder bereits digital, mit Hilfe des Managementsystems können Dokumente blitzschnell gefunden, bearbeitet, gespeichert und zurückverfolgt werden. Daten aus den Dokumenten werden automatisch erkannt und an Drittsysteme wie CRM oder ERP weitergeleitet. Nicht zuletzt steht bei solchen Systemen der Datenschutz im Vordergrund.

Was für Vorteile hat ein DMS für die Gesundheits- und Pflegebranche?

Steigerung der Effizienz:

Ein DMS ermöglicht das schnelle Auffinden und Abrufen von Dokumenten, was zu einer erheblichen Zeitersparnis führt. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren, ohne ständig nach Dokumenten suchen zu müssen. 

Schutz sensibler Daten:

Im medizinischen Bereich werden häufig vertrauliche Informationen bearbeitet. Ein DMS trägt durch Maßnahmen wie Zugriffsberechtigungen und Datenverschlüsselung zum Schutz dieser Informationen bei.

Platz sparen:

Physisch aufbewahrte Dokumente benötigen oft viel Platz. Ein DMS reduziert diesen Platzbedarf durch die Möglichkeit der elektronischen Speicherung. 

Optimierung von Geschäftsprozessen:

Ein DMS unterstützt die Automatisierung von Geschäftsprozessen, z.B. durch die Unterstützung des Dokumenten-Workflows. Dies reduziert den Arbeitsaufwand und verringert das Risiko menschlicher Fehler.

Einhaltung gesetzlicher Vorschriften:

Einrichtungen im Gesundheitswesen unterliegen häufig strengen gesetzlichen Vorgaben. Ein DMS hilft, diese einzuhalten, indem es eine lückenlose Dokumentation und Nachverfolgung von Dokumenten sicherstellt.

Kosten sparen:

Die Einführung eines DMS kann zu finanziellen Einsparungen führen. Nicht nur, weil weniger physischer Speicherplatz benötigt wird, sondern auch, weil die Mitarbeiter effizienter arbeiten.

Was muss man bei der Einführung eines DMS beachten?

Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) im Gesundheitswesen erfordert aufgrund der Sensibilität der verarbeiteten Informationen besondere Vorsicht und Beachtung bestimmter Aspekte. Was muss man im Detail beachten?

• Datenschutz und Sicherheit:

Beim Umgang mit Datenschutz und Datensicherheit ist äußerste Vorsicht geboten. Im Gesundheitswesen haben die Vertraulichkeit und der Schutz von Patienteninformationen höchste Priorität. Es ist wichtig, dass das Dokumentenmanagementsystem die aktuellen Datenschutzbestimmungen wie die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) vollständig erfüllt. Dazu gehören der Einsatz neuester Sicherheitsfunktionen wie Datenverschlüsselung, Berechtigungskontrollen und die Erstellung detaillierter Datenschutzrichtlinien. Oberstes Ziel ist es, die sensiblen medizinischen Daten vor unberechtigtem Zugriff und Missbrauch zu schützen.

• Einwilligung der Patienten:

Bei der Implementierung eines DMS ist es wichtig, die Patienten klar über die Verarbeitung ihrer Daten zu informieren und gegebenenfalls ihre ausdrückliche Zustimmung einzuholen. Transparenz im Umgang mit persönlichen Gesundheitsdaten ist von größter Bedeutung. Dies bedeutet, dass die Patienten klar darüber informiert werden, wie ihre Daten innerhalb des DMS verarbeitet werden, und dass sie die Möglichkeit haben, dieser Verarbeitung zuzustimmen oder sie abzulehnen. Datenschutzhinweise und Informationsbroschüren sollten in verständlicher Sprache abgefasst sein, damit die Patienten informierte Entscheidungen treffen können.

• Integration in vorhandene Systeme:

Entscheidend ist, dass das DMS problemlos in bestehende IT-Landschaften und Kliniksoftware integriert werden kann. Dies gewährleistet einen reibungslosen Datentransfer zwischen den verschiedenen Programmen und optimiert die Arbeitsschritte für das Gesundheitspersonal. Eine solche Integration erfordert eine sorgfältige Vorbereitung und eventuell Anpassungen der Schnittstellen, um einen reibungslosen und schnellen Datenaustausch zwischen den verschiedenen Systemen zu gewährleisten.

• Revisionssicherheit:

Um die Integrität und Nachvollziehbarkeit von Patientendaten zu gewährleisten, ist es unerlässlich, dass jede Erstellung, Änderung oder Löschung von Dokumenten und Daten im DMS systematisch protokolliert wird. Diese Aufzeichnungen sollten lückenlos sein und genaue Angaben über den Zeitpunkt und die verantwortlichen Personen aller Änderungen enthalten. Die Sicherstellung der Nachvollziehbarkeit ist von größter Bedeutung, um die gesetzlichen und behördlichen Anforderungen zu erfüllen und die Nachvollziehbarkeit von Änderungen im medizinischen Bereich zu gewährleisten.

Fazit

Die Digitalisierung in der Medizin hat sich als entscheidend für die Optimierung der Patientenversorgung und die Steigerung der Effizienz des Gesundheitswesens erwiesen. Durch den Einsatz von digitalen Patientenakten, künstlicher Intelligenz, Dokumentenmanagementsystemen und anderen technologischen Innovationen können Behandlungsprozesse beschleunigt, die Qualität der Versorgung verbessert und gleichzeitig Kosten gesenkt werden.

Im Vergleich zu anderen europäischen Ländern weist Deutschland jedoch in einigen Bereichen noch Defizite auf. Hemmnisse wie Datenschutzbedenken oder fragmentierte Lösungen erschweren noch eine durchgängige Digitalisierungsstrategie.

Autor:

Jens Büscher ist CEO von Amagno, dem Anbieter der gleichnamigen Digital Workplace Lösung, basierend auf selbstentwickelten Dokumentenmanagement (DMS) und Enterprise Content Management (ECM) Technologien.