Wer die Wahl hat, muss nicht die Qual haben

Auswahl eines ERP-Systems mit Hilfe von MindManager®

Unternehmen, die heutzutage die Einführung betrieblicher (Standard-) Anwendungssysteme planen, stehen großen Herausforderungen gegenüber. Allein in Deutschland werden über 200 ERP-Systeme von mehr als 400 Anbietern vertrieben. Dabei handelt es sich immer um Projekte mit hohem Investitionsvolumen, bei denen die Geschäftsprozesse maßgeblich von der zu implementierenden Software abhängen.

Die Trovarit AG hat es sich zur Aufgabe gemacht, Unternehmen bei der Auswahl der für sie geeigneten Lösung zu unterstützen. Gemeinsam mit ihren Partnern berät Trovarit Unternehmen bei der Auswahl folgender Systeme: ERP/PPS, Warenwirtschaft (WWS), Customer Relationship Management (CRM), Supply Chain Management (SCM), Instandhaltungsplanung und –steuerung (IPS), Service Management (SMS), Rechnungswesen (ReWe), Dokumentenmanagement (DMS) und Fertigungssteuerung (MES).

Auf die richtige Lösung kommt es an

Bei der Auswahl eines ERP-Systems baute die Klüber Lubrication München KG, weltweit einer der größten Anbieter von Spezialschmierstoffen, auf die Erfahrung und Kompetenz der Trovarit AG. Gesucht wurde eine integrierte Lösung für alle Geschäftsabläufe von der Auftragsabwicklung über die Produktionsplanung bis hin zur Materialwirtschaft. Das Projekt startete im Sommer 2003. Für Trovarit bestand die Herausforderung darin, ein geeignetes ERP-System für zwei Klüber-Niederlassungen in Deutschland zu evaluieren. In bezug auf die Mitarbeiteranzahl, die Struktur und das Produktportfolio hatten diese Niederlassungen zum Teil ganz unterschiedliche Anforderungen. Diese Faktoren spielten bei der Auswahl eine wesentliche Rolle. Die Grundlage für die ERP-Auswahl bildete der IT-Matchmaker der Trovarit AG. Dabei handelt es sich um eine Internet-Plattform, in der Leistungsprofile von Softwarelösungen und Anbietern hinterlegt sind. Über den IT-Matchmaker können auch Ausschreibungen an Anbieter online durchgeführt werden.

„Wir setzen MindManager zwar auch zur Ideensammlung und in der Projektplanung ein, aber das steht bei Trovarit nicht im Vordergrund. Wir nutzen vielmehr die gesamte Funktionalität der Lösung“, umreißt Peter Treutlein, Vorstand und Mitgründer der Trovarit AG, das Klüber-Projekt. Ausgangspunkt des Projekts bei Klüber war die Erarbeitung eines Lastenhefts. Zur Steigerung der Effizienz setzte Trovarit bei diesem Projektschritt eine zuvor definierte Lastenheft-Vorlage ein.

Das daraus erarbeitete und mit MindManager optimal visualisierte Anforderungsprofil wurde dann per Mausklick den zuvor erfassten Leistungsprofilen der einzelnen ERP-Systeme gegenübergestellt. Des weiteren wurde im Rahmen der mit dem IT-Matchmaker durchgeführten Marktrecherche die vorgehaltenen Informationen über Anbieter und deren Referenzen ausgewertet. Ergebnis der Marktrecherche war eine erste Anbieter-Shortlist. Diese Anbieter erhielten über den IT-Matchmaker eine Anfrage und konnten sich online über ihren Account hierzu positionieren. Nach Auswertung aller zurückgesandten Informationen über den Leistungsumfang der Systeme, die Branchenkompetenz der Anbieter und die geschätzten Kosten des Projekts, wurden bei Klüber vier Anbieter für die Endauswahl nominiert.

In Workshops hatten diese die Möglichkeit, ihr Unternehmen und ihr Produkt vor dem Projektteam von Klüber zu präsentieren. Damit sie sich auf die Systempräsentationen gut vorbereiten konnten, erstellte Trovarit auf Basis der bereits vorliegenden Informationen mit MindManager einen Testfahrplan. Bei Klüber umfasste der Testfahrplan circa 450 Fragestellungen, auf die jeder Anbieter eingehen musste. Bei der Erarbeitung des Testfahrplans wurde mit MindManager zuvor die Struktur der Lastenheft-Vorlage an die individuelle Struktur von Klüber angepasst und an einigen Stellen ergänzt. In der Map sind alle Kriterien des Lastenhefts mit einer unveränderlichen ID-Nummer versehen und bei Strukturänderungen in der Map werden diese automatisch mitgenommen. Somit kann der Aufwand für die Erstellung des Testfahrplans deutlich reduziert werden und die Anbieter haben wesentlich weniger Aufwand bei der Beantwortung der Fragestellungen. Die Endversion des Testfahrplans wurde nach Word bzw. Excel exportiert und abschließend redaktionell überarbeitet.

Medienbrüche gehören der Vergangenheit an

„Bevor wir MindManager eingesetzt haben, gab es einen Bruch zwischen Vorauswahl und Endauswahl. Bei der Erstellung des unternehmensspezifischen Testfahrplans musste das gesamte Dokument in Word neu geschrieben werden. Wir mussten praktisch wieder bei Null anfangen. Da stellte sich natürlich einerseits die Frage, wie man methodisch effizienter arbeiten und andererseits, wie man es gewährleisten kann, dass bei Umstrukturierungen im Projekt die dazugehörigen Informationen in den Lastenheftvorlagen nicht verloren gehen. MindManager bietet uns hier eine performante Möglichkeit zur Umstrukturierung von Lastenheften. Das Besondere ist dabei, dass man äußerst komplexe Sachverhalte sehr gut verwalten kann und alles wiederfindet. Filterfunktionen sind in diesem Zusammenhang sehr wichtig für uns. So kann ich vom Groben ins Detail gehen und einzelne Punkte raussuchen. Darüber hinaus können Prioritäten ausgelesen und Protokolle erstellt werden. Wir schätzen, dass wir durch den Einsatz von MindManager eine Zeiteinsparung von 30% bei der Erstellung von Dokumenten erzielen“, erklärt Treutlein.

„Mit der Trovarit AG hatten wir einen äußerst kompetenten Partner für die Systemauswahl an unserer Seite. Besonders beeindruckt war ich, wie virtuos Trovarit MindManager zur Erstellung des sehr umfangreichen Lastenhefts und des daraus abgeleiteten Testfahrplans eingesetzt und damit den Erstellungsprozess wesentlich effizienter gestaltet hat,“ ergänzt Josef Lang, Teamleiter IT Entwicklung und Projektleitung „ERP-Systemauswahl“ bei Klüber Lubrication München KG