IT-Spezialist Softlab setzt auf Informations- und Wissensmanagement mit Verity Lösungen

In der schnelllebigen Welt der Technologie und in der termingetriebenen Realität des Consulting gibt es nichts, das so wertvoll ist wie die Zeit. Um das Auffinden von Information für über 1000 professionelle Consultants in ganz Europa zu vereinfachen, wählte Softlab Verity® K2 Enterprise. Seit der Implementierung 2003 hat sich die Nutzung des Intranet verdoppelt.

Softlab aus München ist ein europäischer IT Service Provider, der die gesamte Prozesskette vom Lieferanten der Lieferanten bis zum Kunden der Kunden adressiert. Mit mehr als 30 Jahren Erfahrung in groß dimensionierten Systemintegrationsprojekten, im IT-Consulting, in der Anwendungsentwicklung sowie im Projekt- und Qualitätsmanagement hat Softlab die Verantwortung übernommen, den Wert seiner Kunden nachhaltig zu steigern.

Softlab wurde 1971 in München als Unternehmen für Projektdienstleistung und Softwareentwicklung gegründet. Seit 1992 ist Softlab ein Unternehmen der BMW Group. Mittlerweile hat die Firma 1100 Mitarbeiter und arbeitet für Großunternehmen in ganz Europa.

Softlabs beeindruckende Kundenliste umfasst T-Mobile, Deutsche Bank, Provident Financial, BMW Group, Siemens, Thyssen, EADS, HUK Coburg, Allianz, Münchner Rück sowie E-Plus, Kabel Deutschland, mobilcom, Vodafone und viele andere. Als Consultingunternehmen und Systemintegrator fokussiert Softlab operative und technologische Aspekte, die ausschlaggebend für die Zukunft in den Branchen Bankwesen, Versicherungen, Telekommunikation sowie verarbeitendes Gewerbe und Industrie sind. Darunter sind vor allem Themen wie Customer Relationship Management, Supply Chain Management, Business Intelligence, Enterprise Application Integration und alle Aspekte von IT Services.

In diesem Anwenderbericht geben wir Ihnen einen Einblick hin-ter die Kulissen von Softlab, um zu zeigen, wie Manager aktuelle und hoch relevante Informationen aus dem firmenweiten Intranet beziehen, damit sie ihre Projekte in Time and Budget abschlie-ßen können. Nach einem Überblick über die Herausforderungen, denen Softlab gegenüberstand, werden wir die implementierte Lösung und deren Wert für einen schnellen und präzisen Zugang zum Wissenskapital genauer kennen lernen.

Die Herausforderungen

Bei jedem IT-Beratungshaus kommt es darauf an, einen kostengünstigen und rechtzeitigen Wissenstransfer zu den Kunden zu realisieren. Da Manager komplexe und kundenspezifische Projektabläufe steuern, müssen sie sich zum Erreichen ihrer Ziele und der Terminvorgaben auf Best Practice Berichte, Forschungsergebnisse und technische Dokumentationen verlas-sen. Wenn Berater essenzielle Informationen nicht umgehend und präzise lokalisieren können, geht wertvolle Zeit verloren und die Hektik steigt.

Softlab erkannte schnell die Bedeutung dieser unternehmerischen Herausforderung. “Softlabs Firmenwissen besteht aus Hunderten und Tausenden von Dateien in den unterschiedlich-sten Formaten und Sprachen”, erklärt Dr. Claudia Salazar Dorn, Projektleiter IT Consulting und IT Management Consulting. ”Es war offenbar, dass wir ein leistungsfähiges Sucheverfahren sowie eine Organisation des Contents benötigten, um unsere Berater dabei zu unterstützen, schnell und präzise Inhalte zu finden. Das steigert deren Produktivität – ein Schlüssel für anhaltenden Erfolg unseres Unternehmens.”

Softlab brauchte eine Lösung, die in der Lage ist, umfassenden Zugriff auf mehr als 150.000 Dokumente – verstreut über unterschiedliche Datenquellen wie Webserver, eine CRM-Datenbank, ein Content Management System und ein Filesystem – zu ermöglichen. Darüber hinaus benötigte Softlab eine Lösung für die Mitarbeiter aller europäischen Geschäftsstellen, die den Vorgang des Findens relevanter Daten einfach gestaltet. ”Wir wün-schen uns Tools, die nicht nur Informationen suchen, sondern diese auch bewerten, bevor sie dem Anwender präsentiert werden.”, erläutert Miguel Heinrich, Corporate Information Services Manager bei Softlab.

Die Lösung

Nach einer ausführlichen Evaluation der verfügbaren Technologien für Suche und Content Organisation, wählte Softlab im Jahr 2003 Verity K2 Enterprise. Verity K2 Enterprise ist die einzige inte-grierte Software, die Wissenskapital von firmenweit verstreu-ten Datenquellen zusammenbringt. Anwender können mit einer einzigen Anfrage alles durchsuchen und mittels einer gängigen Taxonomie darin navigieren. Sie können von Experten aus dem Kollegenkreis Rat einholen, um schneller bessere Entscheidungen zu treffen.

Softlab zieht aus dem Einsatz der Technologien für die automa-tische Klassifikation durch Verity K2 Enterprise großen Nutzen, indem eigene Regelwerke die Kategorien der firmeneigenen Taxonomie definieren.

“Wir wählten Verity K2 Enterprise wegen der umfangreichen Klassi-fikationsmöglichkeiten”, führt Dr. Dorn aus.”Verity bietet uns eine umfangreiche Funktionalität für die Erstellung von Taxonomien und deren Management; so können wir unser Firmenwissen genauso organisieren wie unser Geschäft.”

Veritys erweiterte Suchtechnologien vereinfachen auch das Finden von Informationen bei Softlab. Mit leistungsfähigen Retrieval Features, die auch mit falsch geschriebenen Begriffen, Synonymen und spezifischen Industrieterminologien umgehen können, finden die Mitarbeiter von Softlab relevante Informationen bedeutend schneller als vorher. ”Veritys umfangreiche Suchfunktionen haben einen positiven Einfluss auf die Produktivität unserer Mitarbeiter”, erklärt Heinrich.

Verity K2 Enterprise ermöglicht den Anwendern bei Softlab den Zugang zu Wissen unabhängig vom Speicherort. Verity identi-fiziert Informationen mithilfe voll dokumentierter Schnittstellen (Gateways) auf Webservern, in relationalen Datenbanken und in Softlabs Filenetwork. Diese Informationen werden erfasst in einem universalen Index, der mit einfachen Anfragen durch-sucht werden kann.” Wir planen, die Zahl der angeschlosse-nen Informationsquellen zu erweitern”, schaut Heinrich in die Zukunft, ”Veritys Fähigkeit, sicher auf etliche Datenquellen zugreifen und diese indexieren zu können, übersteigt unsere frü-heren Anforderungen”.

Neben dem Speichern von Daten in unterschiedlichsten Datenquellen, sichert Softlab seine Inhalte sowohl in englischer als auch in deutscher Sprache. Softlab vertraut dabei auf Veritys Technologie der weitreichenden linguistischen Analysen, um den Anwendern entsprechend ihren Wünschen zwei- oder einsprachi-ge Ergebnislisten zu liefern.

Der Nutzen von Verity

Verity K2 Enterprise bietet Softlab mehrere Vorteile: “Die Anwenderzufriedenheit hat sich seit der K2 Enterprise Implementierung sehr positiv entwickelt”, wertet Dr. Dorn den Einsatz.” Wir haben seither eine Verdopplung der Intranetnutzung zu verzeichnen. Die Nutzer merken, dass die Inhalte besser organisiert und leichter zu erreichen sind.”

Die Geschwindigkeit und Leistung von Verity K2 Enterprise ist ebenfalls ein sehr großer Gewinn. Softlabs Mitarbeiter arbeiten in einem engen Zeitplan und haben nicht die Zeit, lange auf Suchantworten zu warten und sich dann auch noch durch lange Ergebnislisten zu arbeiten. Bei einer Serie von internen Performance-Tests bei Softlab mit K2 Enterprise lagen die Antwortzeiten immer unter einer Sekunde – auch bei verschärften Zugangsregeln. “Die Algorithmen, die Verity bei K2 Enterprise einsetzt, um nach Inhalten zu suchen, sind sehr viel robuster und präziser als bei den anderen Lösungen und Technologien, die wir evaluiert hatten,” erläutert Dr. Dorn.

Die Anforderungen von Softlab an ein Informationsmanagement sind über die Jahre ständig gestiegen. Dass Verity K2 Enterprise sie erfüllen kann, ist ein weiterer großer Nutzen.” Wir ken-nen Verity als ein starkes und erfahrenes Forschungs- und Entwicklerteam, das in seiner Arbeit an K2 Enterprise aufgeht,” fügt Heinrich hinzu.

Softlab ist auch interessiert an der parametrischen Selektion sowie an den Funktionen der Recommendation Engine, um den Informationszugang für Projektmanager und andere wei-ter zu vereinfachen. Weiterhin plant Softlab, das Verity Data Discovery Program einzuführen – eine Dienstleistung von Verity Professional Services. Das Programm bietet global agierenden Unternehmen an, die Zahl der in den Systemen gespeicherten Daten zu analysieren und reduzieren und so Wartungs- sowie Speicherkosten zu minimieren.