Elektronische Beschaffungssysteme für Instandhaltungsdienstleistungen

Einkäufer in der Industrie können Produktions- und Verbrauchsmaterial schon lange elektronisch aus digitalisierten Warenkatalogen bestellen und über die elektronische Lieferkette, die „Supply Chain“ einkaufen und abrechnen.

Dabei sind die administrativen Abläufe von der Auftragserteilung bis zur Rechnungsstellung automatisiert und an IT-Systeme wie z.B. SAP angebunden. Nun wird die elektronische Bestellabwicklung auch für die Beschaffung, Erfassung, Abwicklung und Abrechnung von Instandhaltungsdienstleistungen möglich. Unter der Federführung des FZI Forschungszentrum Informatik in Karlsruhe haben elf deutsche Unternehmen (Großindustrie, Systemanbieter und Handwerksbetriebe) sowie der Standardisierungspartner eCl@ss und ein Testanwender im Projekt eBusInstand die Voraussetzungen dafür untersucht, ob und wie die elektronische Dienstleistungsabwicklung unter Nutzung neuer eCl@ss-Strukturen durchgängig für die industrielle Instandhaltung möglich ist. Dazu wurden die Schwachpunkte der Angebots- und Abwicklungsprozesse in Softwaresystemen analysiert und behoben.

„Wir haben unsere ursprüngliche Zielsetzung voll erreicht, teilweise sogar unsere Erwartungen übertroffen. Das eBusInstand-Konsortium hat Probleme bei der Einbindung von Montage-, Reparatur- und Wartungsdienstleistungen analysiert und in Form von standardisierten, elektronischen Abläufen für Beschaffungs- und Abrechnungssysteme gelöst“ erklärt Dr. Peter Weiß, Projektleiter am FZI. „Im Pilotbetrieb mit unseren Anwendungspartnern aus dem Handwerk und aus der Industrie sind die erzielten Ergebnisse mit Hilfe von zwei IT-Referenzlösung anhand typischer Praxisbeispiele erprobt worden. Damit haben wir bewiesen, dass eBusiness auch für die Dienstleistungsabwicklung durchgängig möglich ist“. http://www.ebusinstand.de/

Der Referenzprozess deckt dabei alle Phasen der administrativen Abwicklung ab: von der interaktiven Erstellung und Bearbeitung von Leistungsverzeichnissen, Anfragen und Angeboten, dem Ausschreibungsprozess und Vertragsabschluss bis zur Leistungserfassung und Abrechnung. Damit ist die Basis für einen durchgängigen, standardisierten Einkauf für Dienstleistungen gelegt. eBusInstand bietet Handlungsempfehlungen und Lösungswege, wie Instandhaltungsdienstleistungen in Leistungsverzeichnissen und elektronischen Katalogen beschrieben und an vorhandene IT-Systeme angebunden werden können. Die einzelnen Phasen des Referenzprozesses werden gezielt durch Verfahren und Werkzeuge unterstützt.

Vom 10. bis 12. November stellen die Projektpartnern ihre Lösungen und Erkenntnisse aus dem Projekt eBusInstand auf der Fachausstellung des 45. BME-Symposium Einkauf und Logistik des Bundesverbandes Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. in Berlin vor. Weitere Präsentationen wird es am 25.11. auf der Veranstaltung „MASS & India“ im Forum Schwäbisch Hall geben, bei der es um Anlagen zur Gewinnung erneuerbarer Energien und deren Wartung und Instandhaltung geht. Auf der „Bau 2011 – Digitales Planen, Steuern und Bauen“ werden die eBusInstand Projektpartner Infraserv Höchst und die Zoth GmbH & Co. KG aus Westernohe vorstellen, wie das Bauhandwerk in die Geschäftsprozesse der Industrie integriert werden kann. Die BAU 2011 findet vom 17. – 22. Januar 2011 im ICM in München statt. eBusInstand wurde vom Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (BMWi) seit November 2007 gefördert.

Bisher galten administrative Dienstleistungsprozesse als nicht oder nur schwer standardisiert beschreibar, weil Instandhaltungsarbeiten, Reparaturen, Wartung und Pflege sehr individuell von den Einbauten, dem Alter und den verwendeten Materialien, aber auch von den Vereinbarungen in den Instandhaltungs-Rahmenaufträgen zwischen industriellem Auftraggeber und Auftragnehmer aus dem Handwerk abhängen.

Der Schlüssel zur Automatisierung von Dienstleistungen, auf den die Projektpartner in eBusInstand erfolgreich gesetzt haben, ist Standardisierung. Durch die Einigung auf Standards beim Austausch von Daten und Dokumenten wird eine medienbruchfreie und maschinell verarbeitbare Beschreibung von Dienstleistungen insbesondere durch die Lieferanten möglich. „Lieferanten können sich so flexibler mit den IT-Systemen der Kunden verbinden“, so Peter Weiß. Die Erweiterung der eCl@ss-Struktur sorgt dafür, dass Diensteistungen in Zukunft nicht nur traditionell in Leistungsverzeichnissen beschrieben, sondern auch in elektronischen Katalog- und Bestellsysteme angeboten werden können. Auf diese Weise können Dienstleistungen in Katalogen als Standardangebot zusammengefasst und zur „Selbstbedienung nach Bedarf“ bereitgestellt werden. Dies macht die administrativen Prozesse schlanker und effizienter.

Sowohl Kunde, als auch Lieferant sparen durch den Einsatz von E-Business Standards Kosten ein. Geschäftsprozesse werden verbessert, unter anderem durch Verminderung redundanter Tätigkeiten sowie, durch die Vermeidung von Medienbrüchen und Kommunikations- und Kooperationsproblemen.

Die Ergebnisse wurden in zwei IT-Referenzlösungen der eBusInstand-Projektpartner POET AG und BASF IT Services umgesetzt. Beide Software-Anbieter wollen ihre Softwarelösungen für die Beschaffung und Abwicklung von industriellen Dienstleistungen anbieten. Das Novum: Sie haben sich im Projekt eBusinstand mit den wissenschaftlichen Partnern, den Industriepartnern und dem Standardisierungsverein eCl@ss e.V. auf ein gemeinsames Vorgehen und Standards, insbesondere auf ein gemeinsames elektronisches Austauschformat (eBuS-XML), geeinigt.

Darauf aufbauend wurden folgende Projektergebnisse erzielt

· Definition und Beschreibung eines allgemeinen Referenzprozesses für die Abwicklung von Dienstleistung

· Standardisierte Beschreibung des Dokumentenaustauschs bei Dienstleistungsprozessen

· Standardisierter Datenaustausch für Instandhaltungsdienstleistungen im ERP-System und im Katalog

· Aufbau einer Klassifikationsstruktur im Bereich der industriellen Instandhaltung nach eCl@ss.

Sowohl für Kunden, wie auch für Lieferanten werden von den Projektpartnern Kosteneinsparungen in Millionenhöhe sowie eine deutlich verbesserte Zusammenarbeit zwischen der Großindustrie und ihren kleinen und mittelständischen Lieferanten und Auftragnehmern erwartet. Wolfgang Zoth, technischer Geschäftsführer von Zoth, berechnet das Einsparpotential für seinen Betrieb mit rund 100 bis 200 Euro pro Instandhaltungsauftrag durch weniger Verwaltungsaufwand. Sein Unternehmen, so Zoth, könnte dadurch die Verwaltungs- und Vertriebsgemeinkosten jährlich um bis zu 1,2 Millionen Euro senken. Ein wichtiger Schritt, um langfristig die Wettbewerbsfähigkeit und –position des Unternehmens auf einem zunehmend europäischen Markt zu sichern.

Der Bereich Instandhaltung für industrielle Produktionsanlagen, Verwaltungsgebäude, Maschinen und Systeme ist einer der umsatzstärksten Wirtschaftszweige in Deutschland. Nach Zahlen aus dem Jahr 2005 stieg der direkte Instandhaltungsaufwand zwischen 1995 und 2005 von 140 auf 225 Milliarden Euro.

Projektwebseite eBusInstand: http://www.ebusinstand.de
Startseite BME-Syposium: http://www.bme.de
Weitere Informationen:
FZI Forschungszentrum Informatik
Haid-und-Neu-Str. 10–14, 76131 Karlsruhe
Ansprechpartner Projekt eBusInstand:
Dr. Peter Weiß
Telefon:+49 721 9654-604
E-Mail: weiss@fzi.de
Ansprechpartnerin für die Presse::
Johanna Barsch,
FZI Corporate Communication
Telefon:+49 721 9654-904
E-Mail: barsch@fzi.de
Internet: http://www.fzi.de
Über das FZI Forschungszentrum Informatik
Das FZI ist eine Einrichtung des Landes Baden-Württemberg und der ehemaligen Universität Karlsruhe (TH), jetzt Karlsruher Institut für Technologie (KIT), in der Rechtsform einer gemeinnützigen Stiftung bürgerlichen Rechts. Es hat die Aufgabe, die neuesten wissenschaftlichen Erkenntnisse der Informationstechnologie aus Informatik, Ingenieurwissenschaften und Wirtschaftswissenschaften für Unternehmen und öffentliche Einrichtungen verfügbar zu machen. In Kooperationsprojekten und in Auftragsforschung entwickelt das FZI für seine Geschäftspartner Konzepte für betriebliche Organisationsaufgaben sowie Software- und Systemlösungen und setzt diese in innovative Produkte, Dienstleistungen und Geschäftsprozesse um. Wissenschaftliche Exzellenz und Interdisziplinarität sind in der Organisation verankert: Für den Technologietransfer engagieren sich am FZI Professorinnen und Professoren, die am KIT und weiteren Universitäten in verschiedenen Disziplinen Informatik und ihre Anwendungen erforschen. Das FZI ist Innovationspartner des KIT, das aus dem Zusammenschluss der Universität Karlsruhe (TH) mit dem Forschungszentrum Karlsruhe (FZK) entstanden ist.