Automatisierung von Bestellprozessen – Evy Solutions überzeugt mit ihrer KI-Software

Nach dem erfolgreichen Pilotprojekt im Bereich der Bestellautomatisierung, rollt der Konzern die Nutzung der Dokumentenverarbeitung mit KI nun auch auf die automatisierte Erstellung von Werkzeugnissen aus.

Anlass für die Weiterentwicklung der KI-Einsatzfelder ist die Erfolgsquote bei der Bestellautomatisierung. Wie ein hausinterner Test des Konzerns ergab, konnte die Bearbeitungszeit von Bestellungen um mehr als 67 % gesenkt und eine Zuverlässigkeit von über 95 % erreicht werden.

Während ein Mitarbeiter zuvor drei Stunden zur Bearbeitung einer Bestellung benötigte, wurde diese Arbeitszeit mit Hilfe der Software Evy Xpact, auf weniger als eine Stunde reduziert. Durch diese Zeitersparnis werden personelle Ressourcen freigesetzt, die stattdessen für andere Aufgaben genutzt werden können.

In einem Feedback-Gespräch teilte ein Anwender der Software mit: „Täglich gehen bei uns bis zu 800 E-Mail-Anfragen im Kundenservice ein, die manuell gesichtet und kategorisiert werden müssen. Anschließend werden sie an den richtigen Ansprechpartner weitergeleitet. Im Extremfall können die Sichtung und Klassifizierung auch bis zu vier Mal erfolgen. Indem die Software diese Aufgabe übernimmt, können die Anfragen viel schneller bearbeitet werden, was sich auch positiv auf die Kundenzufriedenheit auswirkt.“

Hat Evy Xpact eine Bestellung aus dem E-Mail-Postfach identifiziert, werden zunächst die relevanten Daten ausgelesen und auf ihre Richtigkeit geprüft. Sind die Daten korrekt, werden sie direkt an das bestehende ERP-System, in diesem Falle SAP, zur weiteren Verarbeitung übertragen.

Sind die Daten nicht korrekt, wird die Bestellung an einen Sachbearbeiter zur Überarbeitung weitergeleitet. Auf diese Weise bekommen Sacharbeiter nur noch die Dokumente zugespielt, für die menschliche Intelligenz wirklich notwendig ist. Dadurch wird der Sachbearbeiter von wiederkehrenden und eintönigen Aufgaben entlastet, um sich auf komplexere Tätigkeiten konzentrieren zu können.       

Aufgrund der positiven Testergebnisse hat der Konzern nun beschlossen, die Prozessautomatisierung mit Evy Xpact in weiteren Unternehmensbereichen einzusetzen. Die Planungen zur Umsetzung einer automatisierten Erstellung von Werkzeugnissen haben bereits begonnen, sodass die Inbetriebnahme voraussichtlich in der zweiten Jahreshälfte erfolgen wird.

Evy Solutions GmbH

Mit Künstlicher Intelligenz das Dokumentenmanagement und die Datenerfassung – unabhängig von der Quelle – vollständig automatisieren und damit erheblich Kosten sparen. Dies bietet die Evy Solutions GmbH Unternehmen mit ihrer KI-Softwareplattform Xpact. Die Lösungen des Kölner KI-Spezialisten basieren auf einer selbst entwickelten Künstlichen Intelligenz für die Texterkennung.

Mit ihr werden Schlüsselinformationen und Zusammenhänge aus sämtlichen Quellen – E-Mail, PDFs, Fotos, Briefpost – vollautomatisch identifiziert, vereinheitlicht und weiterverarbeitet. Dabei handelt es sich beispielweise um Daten aus Rechnungen, Bestellungen, Lieferscheinen, Verträgen oder Materialzeugnissen.

Die relevanten Daten werden je nach Bedarf in beliebigen Formaten (u. a. Excel, XML, JSON) zur Verfügung gestellt. Alternativ können sie auch in einer Datenbank zur weiteren Analyse (Data Mining) gespeichert werden. Die Xpact Module lassen sich je nach Kundenwunsch und Unternehmensgröße zu einer individuellen Lösung zusammenstellen.

Für weitere Informationen: www.evy-solutions.de