Von der Informationsflut zur -quelle: Die richtige Information am richtigen Ort

In einem Produktionscenter des Werkes Stuttgart-Untertürkheim der DaimlerChrysler AG entscheiden seit Mitte Juli allein die Empfänger, welche Informationen in ihre Mailbox flattern. Mehr Zeit für den Umgang mit Informationen am Schreibtisch, am Computer und im Besprechungsraum: mit diesem Ziel standardisierten Hannes Winkler und Thomas Brüstle vom IPA die Kommunikationsprozesse und -medien der Führungskräfte.

Die richtige Information zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu bekommen, ist für Führungskräfte essenziell. Dies in die Tat umzusetzen und die Informationsflut effektiv zu kanalisieren, ist allerdings meist gar nicht so einfach. Nicht nur in großen Unternehmen gleichen die gewachsenen Kommunikationsstrukturen häufig einem Dschungel, in dem man sich nur mit Mühe zurechtfindet. Daten lassen sich schwer zurückverfolgen und Fehlerquellen bleiben im Dickicht unentdeckt. Viele große Industrieunternehmen sind momentan dabei, mit nicht unerheblichem Aufwand und dem Einsatz neuer Technologien das vorhandene Wissen transparent und nutzbar zu machen. In einem Produktionscenter des Werkes Stuttgart-Untertürkheim der DaimlerChrysler AG standen Mitarbeiter des Fraunhofer IPA einem Projektteam bei der Überarbeitung der Informationsstrukturen beratend zur Seite.

»Jeden Tag benötige ich zwanzig Minuten, um meinen E-Mail-Eingang durchzuarbeiten und unbenötigte Mails als solche zu erkennen und an die zuständige Person weiterzuleiten. Diese Mails machen weit mehr als die Hälfte meines täglichen Posteingangs aus«. Solche oder ähnliche Antworten bekamen die IPA-Mitarbeiter Thomas Brüstle und Hannes Winkler von Führungskräften, die sie im Rahmen des Projekts zu ihren Informations-und Kommunikationsbeziehungen befragt hatten. »Äußerungen wie diese sind typisch für Mitarbeiter in leitenden Positionen, die mit einer Menge geregelter und ungeregelter Informationen versorgt werden und auf dieser Basis Entscheidungen treffen müssen«, erklärt Thomas Brüstle. Auf Verbesserungspotenzial stieß das Projektteam auch beim Thema Sitzungen: Nach Abschluss der Analysephase ergaben sich als wesentliche Maßnahmen die Reorganisation der Sitzungslandschaft und die Einführung eines intranetbasierten Informationssystems, das alle regelmäßig benötigten Information in einheitlicher Form bereitstellt.

Mehr als hundert Regelsitzungen hatten die IPA-Wissenschaftler in Untertürkheim unter die Lupe genommen und die komplette Sitzungslandschaft graphisch modelliert – sortiert nach Kategorien und Hierarchieebenen. Dabei kamen sie unterbrochenen Informationsflüssen, Mehrfachinformationen und Themenüberschneidungen auf die Spur. Durch eine optimale Kombination der Besprechungsthemen, die Anpassung der Teilnehmerkreise, die Bildung von rollierenden Themenblöcken und die Einführung von einheitlichen Spielregeln zur Durchführung von Sitzungen kann der Zeitaufwand nun um etwa ein Viertel reduziert werden. »Das ist eine Einsparung von bis zu einem Tag pro Monat, den eine Führungskraft für andere Aufgaben einsetzen kann«, kommentiert Hannes Winkler.

Die zweite Säule der neuen Informationsstruktur bildet ein webbasiertes, zentrales Informationssystem für Führungskräfte. Das Konzept dafür wurde von den IPA-Beratern gemeinsam mit Mitarbeitern des Unternehmens entwickelt und umgesetzt.

Es versorgt Führungskräfte auf einfache Art und Weise mit allen für sie relevanten Informationen. Das System generiert dabei keine neuen Informationen, sondern standardisiert und bündelt die vorhandenen auf einer einheitlichen Oberfläche. Sie lässt sich mit einem gewöhnlichen Internet-Browser aufrufen und ist in unterschiedliche Bereiche wie »Berichte«, »Sitzungen« und »persönliche Aufgaben« aufgeteilt. Welche Inhalte er darunter findet, entscheidet jeder Benutzer selbst. Per Mausklick abonniert er aus einem Informationspool, was für ihn relevant ist. Ein Fertigungsleiter wird unter »Berichte« z. B. Schichtberichte mit den aktuellen Produktionskennzahlen und den zugehörigen Hintergrundinformationen abonnieren. Klickt er auf seiner persönlichen Startseite auf »Sitzungen«, erfährt er, wann seine nächsten Sitzungen stattfinden, wer teilnimmt und was auf der Tagesordnung steht. Er kann die Protokolle vergangener Sitzungen abrufen und ergänzende Unterlagen einsehen. Was er bis zum nächsten Treffen zu tun hat, steht unter »persönliche Aufgaben«.

Die personalisierten Seiten werden erst bei Aufruf durch den Benutzer aus dem zentralen Informationspool gefüllt. »So sind immer alle auf demselben Stand«, ergänzt Thomas Brüstle. Da das System intranetfähig ist, kann jeder Benutzer seine Startseite ortsunabhängig abrufen. Ein Passwortschutz verhindert unbefugtes Stöbern in fremden Informationstöpfen. Ein weiterer Effekt, der sich ohne Zusatzaufwand ergibt, ist die automatische Archivierung aller Informationen. Das Projektteam und die Anwender erhoffen sich durch den Einsatz des Systems eine weitere Verbesserung der Informationsversorgung und eine Entlastung der Mitarbeiter.

Ihre Ansprechpartner für weitere Informationen:
Fraunhofer-Institut für Produktionstechnik und Automatisierung IPA
Dipl.-Ing. Thomas Brüstle, Telefon: 0711/970-1932, Telefax: 0711/970-1003, E-Mail: bruestle@ipa.fhg.de
Dipl.-Kfm. techn. Hannes Winkler, Telefon: 0711/970-1932, Telefax: 0711/970-1003, E-Mail: hnw@ipa.fhg.de
Dipl.-Betriebsw. Silvia Körber, Telefon: 0711/970-1985, Telefax: 0711/970-1003, E-Mail: ssk@ipa.fhg.de