Studienergebnisse zu Produktivitätsfaktoren im Büro

Fraunhofer IAO hat im Rahmen des Verbundprojekts OFFICE 21® auf der Basis einer empirischen Studie die Produktivität im Büro untersucht. Die Befragung von 733 Büronutzern zeigt Schlüsselfaktoren für produktivere Büroarbeit auf.

Fraunhofer IAO hat in der Marktstudie „Office Performance“ Produktivitätsfaktoren im Büro analysiert. Die Marktstudie basiert auf einer im Rahmen des Verbundprojekts OFFICE 21® durchgeführten Befragung, an der sich 733 Büronutzer beteiligten. Anhand dieses Datenmaterials konnten Handlungsfelder identifiziert werden, die die Produktivität im Büro unterstützen. Eine Kurzfassung der Ergebnisse wird es ab Oktober 2002 auf der OFFICE 21®-Homepage unter www.office21.de geben.

Um die sich wechselseitig beeinflussenden Themen der Studie ganzheitlich erfassen zu können, wurde als zentrale Messgröße der Office-Performance-Index gebildet. Dieser Index beinhaltet die Aspekte Ergebnisqualität, Aufwand, Effektivität („Die richtigen Dinge tun“) und Effizienz bzw. Prozessgüte („Die Dinge richtig tun“).

Den stärksten produktivitätshemmenden Faktor stellen „Unnötige Erschwernisse“ (bürokratische Hemmnisse, mangelnde Organisation usw.) dar. Zur Erzielung einer guten Office Performance fanden sich wichtige Ansatzpunkte insbesondere in den Themenfeldern „Emotionen“ und „Informiertheit“. Eindeutig produktiver sind nach der Befragung Mitarbeiter, die z. B.

• eine hohe Arbeitsmotivation haben,
• eine ausgewogene Work-Life-Balance aufweisen,
• in ein Team mit einer guten Stimmung eingebunden sind,
• explizit Anerkennung für ihre Arbeit erhalten,
• sich mit ihrem Unternehmen identifizieren,
• über einen guten Zugriff auf notwendige Informationen verfügen,
• Dokumente in hohem Maße digital verfügbar haben,
• günstige Möglichkeiten für informelle Kommunikation vorfinden.

Weitere produktivitätsfördernde Faktoren sind u. a. selbstbestimmte Arbeitseinteilung und ein geeignetes Büroumfeld in Form eines Büroformen-Mix. Ziel der nächsten Forschungsphase von OFFICE 21® ist die Entwicklung eines multifaktoriellen und softwaregestützten Tools, mit dessen Hilfe eine umfassende und spezifische Bestimmung der Office Performance möglich ist und
Verbesserungspotenziale aufgezeigt werden können.

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Fraunhofer IAO
Jörg Kelter
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