Konsequente Archivierung von flüchtiger Kommunikation

Connected stellt zur CeBIT 2004 seine neue Email- Archivierungssoftware ArchiveStore/EM vor

Digitale Dokumente sind zwar flüchtiger als physische Unterlagen, aber nicht minder geschäftskritisch. Eine verlorene Geschäfts-Email kann im Falle eines Rechtsstreits oder einer Finanzprüfung unter Umständen verheerende Auswirkungen haben. Denn Emails sind elektronische Erklärungen und damit auch rechtsverbindlich und geschäftsrelevant. In vielen Ländern wurden in den letzten Jahren neue Gesetze erlassen, die Firmen dazu auffordern, ihre elektronische Kommunikation über Jahre hinweg zu archivieren und für Gesetzgeber und Finanzämter transparent und jederzeit verfügbar zu machen. Elektronische Email-Archive werden deshalb in Zukunft für viele Firmen unerlässlich sein. Die neue Email-Archivierungssoftware ArchiveStore/EM der Firma Connected bietet ihren Nutzern die konsequente Einhaltung der bestehenden gesetzlichen Vorschriften für die Email-Archivierung. Connected, ein Spezialist für PC-Backup und Storage Software, präsentiert seine neue Software ArchiveStore/EM erstmals auf der diesjährigen CeBIT in Hannover (Halle 4, Stand E58). Damit bietet Connected neben seiner Backup-Lösung DataProtector/PC einen weiteren Baustein für das Information Life Cycle Management (ILM) in Unternehmen an.

Im letzten Herbst hatte Connected die Übernahme der britischen Firma Archive-it bekannt gegeben, die sich mit ihrer intelligenten Email- Archivierungslösung MailStore in England bereits einen Namen gemacht hat. Zahlreiche britische Institutionen und Firmen wie DataBax, die Londoner U-Bahn, MacFarlanes Solicitors oder das Northants Police Department nutzen MailStore seit Jahren zur Archivierung ihrer elektronischen Geschäftskommunikation.

Damit die E-Post nicht auf verlorenem Posten bleibt ArchiveStore/EM baut auf der Technologie von MailStore auf. Mit dem Einsatz von ArchiveStore/EM verschwinden alltägliche Ärgernisse wie überfüllte Mailboxen, die oftmals zähe Suche nach alten Emails sowie die vielfach noch manuelle und häufig auch vergessene Sicherung von Emails auf dezentralen Servern. ArchiveStore/EM ermöglicht sämtlichen Nutzern im Unternehmen Zugriff auf die archivierten Emails. Die Suche nach archivierten Emails erfolgt mit „Google“- artiger Schnelligkeit und Effizienz. Die Emails können abteilungs- und themenspezifisch geordnet und archiviert werden und sind jederzeit unmanipuliert nachweisbar. Aufgrund von vordefinierten Regeln werden die betroffenen Emails und Email-Anhänge automatisch archiviert und müssen so nicht mehr in der Inbox des Emailanwenders gespeichert werden. Hierdurch reduziert sich das Datenvolumen in den Inboxen erheblich.

„Dass Emails archiviert werden müssen, erscheint vielen Unternehmen als zusätzlicher Kostenfaktor. Mittelfristig bedeutet intelligente Email-Archivierung jedoch die Reduzierung von teurem Speicherplatz, denn die Email-Flut verschwindet von den PCs und Mail-Servern in den Unternehmen“, erklärt Hartmut Wagner, Country Manager Central and Eastern Europe bei Connected. „Es war absehbar, dass die zunehmende Bedeutung der Email-Kommunikation im Geschäftsleben rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen würde. Warum sollten digitale Verträge und Erklärungen anders gehandhabt werden als physische Dokumente? Getrieben durch Vorfälle wie z.B. bei Enron oder Worldcom haben die Amerikaner bereits eine Fülle von rechtlichen Regelungen definiert und zahlreiche Sanktionen im Falle der Nichterfüllung dieser Richtlinien festgelegt. Wir von Connected sind froh, dass wir unseren Kunden mit ArchiveStore/EM zum richtigen Zeitpunkt eine Email-Archivierungslösung anbieten können, die ihnen neben der Erfüllung der rechtlichen Vorschriften zahlreiche technische und finanzielle Vorteile bietet.“

Unbegrenzte Mailbox, weniger Speicher Bei der Implementierung von ArchiveStore/EM ist keine Client-seitige Softwareinstallation erforderlich, sodass sowohl Installation als auch Management der Software zentral und schnell zu handhaben sind. ArchiveStore/EM reduziert den üblicherweise benötigten Speicherplatz auf Mailservern um bis zu 70 Prozent, was ein wichtiges Kostenargument für Unternehmen ist. ArchiveStore/EM wird zunächst als lizenzierte Software verfügbar sein und im Laufe des Jahres auch als Mietservice von Connected und seinen Partnern angeboten. Wie auch bereits bei der Backup-Lösung Connected DataProtector/PC ist ArchiveStore/EM skalierbar, das heißt, für jede Unternehmensgröße sinnvoll einsetzbar. ArchiveStore/EM unterstützt die Email-Systeme Microsoft Exchange/Outlook und Lotus Domino.

Die neue Software von Connected ist in Java geschrieben und basiert auf offenen Standards. ArchiveStore/EM ist im Unterschied zu anderen Archivierungslösungen nicht an proprietäre Systeme oder Softwareanbieter gebunden. Um ein Höchstmaß an Sicherheit zu garantieren, werden sämtliche archivierten Emails und die dazugehörigen Journaldaten (Audit Trails) in verschlüsselter Form (256-Bit AES) gespeichert. Darüber hinaus werden alle Emails und Attachments komprimiert auf dem Archiv-Server abgelegt. Die Connected-Technologien bieten damit Schutz vor Manipulation nach innen und nach außen und entsprechen den rechtlichen Anforderungen.

Über Connected

Connected ist ein führender Hersteller von PC Backup und Storage Software für die automatisierte Sicherung, Archivierung und Wiederherstellung dezentraler Daten. Mit den Lösungen von Connected kann das Datenvolumen auf PCs, Windows Servern und von Email- Systemen sicher und zentral verwaltet werden. Gleichzeitig werden die Kosten für Speicherinfrastruktur im Unternehmen gering gehalten. Mehr als 600 Unternehmen, darunter Boeing, Deutsche Telekom, EDS, Hewlett-Packard, SAP, Schlumberger und Toyota, setzen die Produkte von Connected ein. Die Software-Lösungen von Connected werden als Mietservice oder als Lizenzprodukte angeboten. Connected hat seinen Hauptsitz in Framingham, Massachusetts, und zahlreiche Vertriebsniederlassungen in den USA, Europa und Asien. Europäische Niederlassungen befinden sich in Frankfurt/Neu-Isenburg, Paris und London.