Elektronische Akte neu definiert : Dynamisches Akten-Management mit virtuellen Sichten

Immer mehr Unternehmensbereiche entscheiden sich für die Einführung elektronischer Akten, tragen sie doch wesentlich zur Produktivitätssteigerung in Büros und Verwaltungen bei.

Ob Kundenakten, Patientenakten, Kreditakten oder Personalakten – die Aktensicht unterstützt prozessorientierte Sachbearbeitungsabläufe und verhilft dem Anwender schnell zu einem vollständigen Überblick über alle zusammengehörigen Dokumente und Daten. Neben ihrer Lösung für dynamisches Akten-Management zeigt SER auf der CeBIT u.a. die erste GDPdU-Komplettlösung, die in Zusammenarbeit von SER und AUDICON entstanden ist, sowie die Versicherungslösung iQURE. Vorträge zum Thema Elektronische Akten finden am 18. und 19. sowie am 22. und 23.3. von 14.30 bis 15.30 Uhr in Halle 4, Raum A11 statt.

Dynamisches Akten-Management mit DOXiS

SER erleichtert Unternehmen das flexible Arbeiten mit elektronischen Akten. Archivierte Dokumente können manuell oder automatisiert z.B. Kundenakten, Personalakten oder Kreditakten zugeordnet werden, so dass der Anwender nicht im Archiv nach Einzeldokumenten suchen muss, sondern alle Informationsobjekte vollständig in der Akte gebündelt zu beliebigen virtuellen Vorgängen zur Verfügung hat. Logische Prüfungsmechanismen stellen sicher, dass Informationsobjekte richtig und vollständig den jeweiligen Akten zugeordnet werden. Die DOXiS Aktenverwaltung ist in unterschiedlichsten Szenarien im Unternehmen und Verwaltungen einsetzbar, da Aktenstrukturen mit dem Aktendesigner individuell vordefiniert und zusammengesetzt werden können. Sind Änderungen notwendig, lässt sich die Struktur dynamisch anpassen, inklusive aller untergeordneten Akten, den sogenannten Instanzen.

Aktenpläne können sowohl statische als auch dynamische Folder enthalten. Der Inhalt dieser Folder muss nicht manuell bestimmt werden, sondern wird dynamisch über Suchanfragen definiert. Alle bei der Indizierung eines Dokumentes verwendeten Begriffe können für die Suchanfrage an das Archiv verwendet werden. Archivierte Dokumente, die den gewünschten Indizierungsbegriff besitzen, werden so automatisch einer bestehenden Akte und darin optional – auch mehreren – virtuellen Vorgängen zugeordnet. Pro Akte können verschiedene „Laschen“ angelegt werden, die jeweils häufig vorkommende Suchanfragen – virtuelle Sichten – repräsentieren. Nach einem Suchlauf können diese virtuellen Sichten auch „materialisiert“ werden, d.h. die Dokumente werden dann als statischer Link in die Akte eingetragen. Statische und dynamische Inhalte können in einer Akte kombiniert werden.

Erste GDPdU-Komplettlösung

Mit der neuen Softwarelösung von SER und AUDICON, bestehend aus DOXiS Archiv und AIS TaxMart, erfüllen Unternehmen die Anforderungen der Steuerbehörden an eine GDPdU-konforme Archivierung und elektronische Auswertbarkeit steuerrelevanter Daten. Sie ist die derzeit einzige am Markt verfügbare GDPdU-Komplettlösung, die alle drei gesetzlich zulässigen Zugriffsarten der Finanzverwaltung 100-prozentig unterstützt und mit IDEA, der offiziellen Software der Finanzverwaltung, optimal zusammenarbeitet. Insbesondere wenn Unternehmen eine Migration ihres ERP-Systems planen oder ein Altsystem abgeschaltet werden soll, bietet ihnen die neue Lösung die Sicherheit, die Altdaten entsprechend den Anforderungen der Finanzverwaltung zu archivieren und in auswertbarer Form für eine Steuerprüfung vorzuhalten. Ein Zugriff des Steuerprüfers auf das produktive ERP-System ist mit der GDPdU-Komplettlösung nicht mehr notwendig. Alle Zugriffe und Auswertungen des Prüfers werden in der Historie mitprotokolliert und sind für das Unternehmen nachvollziehbar.

Mit der Prüfsoftware AIS TaxAudit können Außenprüfungen im Vorfeld simuliert werden. So lassen sich Fehler in den steuerrelevanten Daten frühzeitig offen legen und korrigieren. Außerdem können im DOXiS Archiv auch die steuerrelevanten Daten aus vorgeschalteten Systemen wie Zeiterfassungs- oder Kassensystemen revisionssicher archiviert werden.

iQURE – Spartenübergreifende Standardlösung für die Versicherungswirtschaft

Die spartenübergreifende Standardlösung für die Versicherungswirtschaft iQURE ermöglicht direkte Informationsverfügbarkeit, ganzheitliche Vorgangsbearbeitung mit hoher Versicherungsfachlichkeit und revisionssichere Langzeitarchivierung. Der Zugang zu den gespeicherten Informationen ist wahlweise über den Sachbearbeiterpostkorb, die Vorgangsbearbeitung oder die elektronische Versicherungsakte möglich. Die Postkorbverdichtung schafft einen schnellen Überblick über Anzahl und Art sowie den Bearbeitungsstatus der Vorgänge eines Mitarbeiters oder einer ganzen Abteilung.

Über die SER Solutions Deutschland GmbH

SER ist der strategische IT-Partner für Archivierung sowie prozessorientiertes und wissensbasiertes Dokumenten-Management in Unternehmen und Verwaltungen. Mehr als 500 Kunden im deutschsprachigen Raum – darunter die Hälfte der DAX 30 Unternehmen – vertrauen seit vielen Jahren auf die praxisbewährten SER Lösungen. Damit zählt SER zu den führenden Herstellern und Anbietern in Deutschland, Österreich und der Schweiz.

Als einziges Unternehmen am Markt verfügt SER mit der innovativen Softwaresuite DOXiSÒ über eine integrierte Komplett-Lösung, die prozessorientiertes Dokumenten-Management mit den intelligenten Möglichkeiten des Wissensmanagements verbindet und so eine ganzheitliche Infrastruktur für Unternehmen und Organisationen schafft.

1984 gegründet, beschäftigt SER heute ca. 230 Mitarbeiter in 11 Niederlassungen in Deutschland Österreich und Rumänien. In der Schweiz und dem Fürstentum Liechtenstein ist die Pylon Schweiz AG Distributor der SER.

Kontakt:

SER Solutions Deutschland GmbH
Bärbel Heuser-Roth
Innovationspark Rahms
D-53577 Neustadt/Wied
Tel.: 02683-984-220, Fax: -222
E-Mail: baerbel.heuser-roth@ser.de