DocuWare 4.6 – Dokumenten-Management für 5 – 5.000 User

DocuWare 4.6 ist die Basis-Software für Dokumenten-Management und elektronische Archivierung von kaufmännischen Belegen, Korrespondenz, E-Mails, Dokumentationen, Zeichnungen und allen sonstigen Dokumenten. Vollständiger Funktionsumfang, einfache Administration und Bedienung, hohe Integrationsfähigkeit und absolute Sicherheit zeichnen DocuWare aus. DocuWare 4.6 enthält zahlreiche Features, die die tägliche Arbeit vereinfachen; zum Beispiel einen Formularstempel, der Workflow-Prozesse optimiert oder eine Kontrollfunktion, die die Buchung und die Archivierung von Belegen vollautomatisch überprüft.

Die Version 4.6 kann im Einsatz mit dem DocuWare CONTENT-FOLDER einen optimierten Workflow ermöglichen. Hier lässt sich der Stempel in DocuWare jetzt um bis zu fünf Formularfelder erweitern. Der Text dieses Formularstempels kann vom Anwender beliebig, etwa um Kostenstellen, ergänzt werden. Das Besondere daran ist, dass das Setzen eines Stempels automatisch Folgeschritte auslöst und somit den Workflow steuert. Auf dem archivierten Dokument ist jederzeit nachvollziehbar, wer, was, wann gemacht hat. Im Gegensatz zu reinen Workflow-Lösungen ist die Handhabung sehr einfach, da der Anwender das System intuitiv bedienen kann.

Neue Kontrollfunktionen schließen Fehler bei der Buchung und Archivierung aus und erhöhen die Prozesssicherheit. Die Dokumentenmanagement-Lösung überprüft, ob alle Belege sowohl im ERP-System gebucht als auch archiviert wurden. Der Vorgang läuft automatisch via DocuWare ACTIVE IMPORT 3 ab.

Postbuch – automatisierte Posteingangsbearbeitung mit Belegklassifizierung

Das Postbuch ist ein Zusatzmodul für DocuWare ab der Version 4.5. Mit dem Postbuch werden eingehende Papierbelege einfach, schnell und praxisgerecht an das elektronische Archiv von DocuWare übergeben und mit personengebundenen Aufgaben und Vorgängen verknüpft.

Durch das frühe Scannen und die Bereitstellung der Eingangbelege in elektronischer Form, können die Vorteile der elektronischen Belegbearbeitung in der „heißen“ Phase des Belegzugriffs – nämlich dann wenn er erledigt werden muss – komplett genutzt werden. Dies spart viel Zeit und macht die Vorgänge transparenter und deutlich schlanker als bei der papierbetriebenen Vorgangsbearbeitung. Eine spätere Ablage des Belegs entfällt völlig.

Das Postbuch kann auf jedes bestehende DocuWare Microsoft SQL Archiv aufgesetzt werden. Bestehende Archive können somit genutzt werden. Sie werden lediglich um ein Feld erweitert (Barcodenummer). Das Postbuch füllt einige Tabellen, welche über MSDE (Microsoft SQL Derivat) verwaltet werden.

ALOS-SCAN – Erfassungssoftware mit Formular-Erkennung und -Auslesung

Die modular aufgebaute Software basiert auf praxisbezogenen Anwendungen und wird von unserem Programmierer-Team ständig weiter entwickelt. Unterstützt werden alle handelsüblichen Belegscanner mit Video-, SCSI-, Firewire-, und USB-Schnittstelle. Die Bildverarbeitung erfolgt dementsprechend software- oder hardwareseitig, wobei auch die VRS-Technologie in ALOS-SCAN integriert ist. VRS (VirtualReScan) erkennt fehlerhafte oder extrem von der Norm abweichende Images. ALOS-SCAN setzt vielfältige Hilfsmittel ein, um den Erfassungsaufwand gering zu halten und zuverlässige Ergebnisse zu erzielen. Nicht zuletzt deswegen wird ALOS-SCAN von vielen Dienstleistungsbetrieben und Endanwendern in Industrie und Handel als zuverlässige Erfassungssoftware eingesetzt.

KOFAX Ascent Capture 6.1 & Ascent Xtrata

Ab 01. März 2004 wird Ascent Capture 6.1 in der englischen Version auf dem Markt erhältlich sein. Folgende Neuerungen sind in diesen Wartungsupdate enthalten: Fulltext OCR/PDF bereits vor dem Validation Modul und Unterstützung von mehreren Sprachen gleichzeitig. Dazu kommt eine Unterstützung von Windows Server 2003 und Security Boost Support für Windows 2000. Ein Upgrade auf Ascent Capture 6.1 ist möglich, während Stapel noch verarbeitet werden und es wird bei einem Upgrade auf einem SQL Server vermieden die Daten vorher in die MSDE Datenbank zu schieben. Die neuen Lizenzmodelle stellen sich folgendermaßen dar: Neue Scan-Volumina 20K pro Monat, limitiert auf eine reine Scanfunktion; 50K pro Monat, 125K pro Monat und 350 K pro Monat. 10% Gebühr für von KOFAX unterstützte Release Scripte (Filenet, Documentum, IBM; Hummingbird, Opentext, XML) werden nur noch auf Scan-Lizenzen berechnet. Ascent Capture 6.1 in deutsch wird ca. Mitte März 2004 erhältlich sein.

KOFAX neue Xtrata Technologie ermöglicht es, dass auf Formularen keine Registrierungspunkte mehr benötigt werden und vereinfacht damit das Suchen nach Daten. Das Resultat sind deutlich geringere Kosten, flexiblere Formularerstellung, Automatisierung von einer größeren Anzahl von Formularen und stark reduzierter Zeitaufwand für das Formular Setup. Ascent Xtrata ist ein Custom-Modul für das operative System Ascent Capture. Dahinter versteckt sich eine neue Technologie, die die Verarbeitung von strukturierten Dokumenten bahnbrechend vereinfacht. Was VirtualReScan für Image-Processing und Scanner-Einstellungen ist, ist Ascent Xtrata für strukturierte Formularerkennung. Ascent Xtrata löst zwei Hauptprobleme bei der Formularverarbeitung, nämlich Komplexität und Kosten. Die Vorteile für den Kunden sind unter anderem die verbesserte Extraktionsgenauigkeit, geringere Notwendigkeit bei der Qualitätskontrolle und den Validierungschritten. Man benötigt einen um 50% geringeren Zeitaufwand im Vergleich zu traditionellen Lösungen beim Formular-Setup, dazu kommt noch ein um 50% günstigerer Preis im Vergleich zum Wettbewerb.

Ascent Xtrata ist interessant für potentielle oder bestehende Ascent Capture Kunden mit einer großen Anzahl von verschiedenen Formulartypen. Service-Büros mit einer hohen Anzahl verschiedener Kunden und vor allem Anwender, die an einer einfachen Formularerkennungslösung und an einem geringen Aufwand an Wartung interessiert sind.

Freeform – Erkennungs-Software und Verarbeitungstechnologien

Freeform – Erkennungssoftware ist eine Anwendung, die zum Einen für die Verarbeitung von verschiedenen Belegtypen, auch mit mehreren Seiten, zum Anderen für freie, d.h. formlose Datenerkennung steht. Durch Einscannen der Dokumente werden die Belege digitalisiert und für eine OCR-Lesung erkennbar gemacht, gleichzeitig wird der Verarbeitungsworkflow initialisiert. Schrittweise werden nun die einzelnen Verarbeitungsstapel in so genannten „Batches“ abgearbeitet. Störende Bildelemente, bspw Lochungen, Schattierungen oder Feldumrandungen sowie Bildverbesserungen mit Geraderücken schief eingescannter Belege, Rotieren, Positionieren können im ersten Schritt das zu verarbeitende Bild verbessern. Das original gescannte Bild bleibt als Kopie zur späteren Archivierung erhalten.

Diese Bilddateien werden nun vom Freeform-Regelwerk verarbeitet. Anhand des Beleglayouts klassifiziert die Freeform – Erkennungssoftware die Dokumentenseiten und erstellt so logische Dokumente, also im Ergebnis eine Rechnungsseite mit n Anhängen. Die Rechnungsbelege werden im nächsten Schritt komplett mit OCR-Technologie ausgelesen und strukturiert. Die Spezifizierung der einzelnen Dokumente erfolgt anhand bestimmter Schlüsselbegriffe und somit die Zuordnung zum jeweiligen Rechnungsausteller.

Canon Belegscanner DR-7080C – neueste Scantechnologie mit Highspeed

Schnell, kompakt und vielseitig: Der A3 Farbscanner DR-7080C optimiert den Dokumenten-Workflow im professionellen Einsatz. Der DR-7080C kombiniert einen Flachbettscanner mit einer automatischen Feedereinheit, die mit einem neuen, verbesserten Separations-Mechanismus arbeitet. Dieser sorgt für eine schnelle und zuverlässige Dokumentenzufuhr von bis zu 70 Seiten A4 pro Minute bei 200 dpi. Es kann schwarzweiß, Graustufen oder Farbe gescannt werden.

Die neueste Bildoptimierungstechnologie, die Canon auch bei digitalen Druck- und Kopiersystemen einsetzt sowie eine 3-Reihen CCD-Sensoreinheit, machen ihn zu einem der schnellsten Farbscanner seiner Klasse und gewährleisten eine optimale Bildqualität auch im Halbtonbereich. Die Bedienung des DR-7080C ist denkbar einfach und erfolgt intuitiv. Mit einer einfachen Plug & Play Installation, verbessertem ISIS-/TWAIN-Treiber und dem neuesten Capture-Perfect Software-Utility werden die Möglichkeiten des DR-7080C optimal genutzt. Funktionen des ISIS-/TWAIN-Treibers und der Capture-Perfect Software umfassen unter anderem die Speicherung von Dokumenten im PDF-Format inkl. OCR-Text-Auslesung sowie „Scan-To-Mail“-, „Scan-To-PC“- und „Scan-To-Print“-Funktionalitäten. Leere Seiten werden automatisch gelöscht, Seitengrößen werden erkannt und das Bild wird automatisch ausgerichtet. Die Stapeltrennung kann über Patch-Code-Blätter erfolgen. Multistream[TM] sorgt für umfangreiche Ablagemöglichkeiten gescannter Dokumente.

CRM mit Professional ERP

Mit über 850 Installationen seit 1987 ist die Software-Schmiede Vogler & Hauke mit ihrem Produkt Professional ERP einer der erfahrensten und auch in schwierigen Zeiten wirtschaftlich erfolgreichen Anbieter am Markt. Ihren Erfolg verdanken die schwäbischen Software-Entwickler mit Sitz in Neckarsulm vor allem dem hohen Maß an Flexibilität, die sie serienmäßig in ihr Produkt eingebaut haben. Vor allem die integrierte Entwicklungslösung, der sogenannte Applikationsgenerator, ermöglicht ein bisher nicht gekanntes Maß an Programmierfähigkeit der Standard-Software. Masken, verändern, neue Programmabläufe definieren oder ganz neue Anwendungen erstellen. Der Clou: Alle individuellen Anpassungen bleiben beim Einspielen von Updates vollständig erhalten.

Professional ERP wird eingesetzt in Fertigungs- und Großhandelsunternehmen ebenso bei Dienstleistungsunternehmen, wie IT-und Personalberatungen. Über 30 verfügbare Erweiterungsmodule lassen die Lösung mit dem Anforderungen des Unternehmens wachsen. Qualitätsmerkmale die auch die ALOS GmbH überzeugt haben. ALOS setzt seit über sechs Monaten Professional ERP im eigenen Unternehmen ein und bietet die Lösung nun auch für die Kunden an. In Halle 1, Stand 3c4, können Interessenten die neue Version in Augenschein nehmen, welches insbesondere durch seine neue CRM-Komponente hervorsticht.

Panasonic KV-S7065C

Basierend auf der erfolgreichen KV-S605x Flachbettscanner-Serie, stellt Panasonic zum Jahresbeginn 2004 einen DIN A3 Farb-Flachbettscanner vor. Mit 60ppm ist dies der schnellste A3 Flachbettscanner von Panasonic – diese Geschwindigkeit erreicht der Scanner sowohl in Schwarzweiß als auch in Farbe. Zum Einscannen von Büchern oder Zeitschriften lässt sich der 200-Blatt Vorlagen-Einzug ganz einfach hochklappen. Eine Ultraschall-Doppeleinzugskontrolle bietet zusätzliche Sicherheit.

Ein multifunktionaler und zukunftsorientierter Scanner, der Scannen in Schwarzweiß oder Farbe für das professionelle digitale Dokumenten-Management bietet. Flexibel einsetzbar: im 200-Blatt ADF können Einzelbelege in Stapeln gescannt werden; Bücher, Zeitschriften oder beschädigte Dokumente können auf dem Flachbett eingescannt werden.

Kontakt:

ALOS GmbH
Optische Speichersysteme
Dieselstrasse 17, 50859 Köln
Tel.: 02234-4008-0, Fax: -456