Die Akzeptanz von digitalen Dokumenten wächst

Zur kommenden CeBIT vom 09. bis 15. März präsentieren sich die Information-Management-Anbieter in den Hallen 1 und 3.

Viele Unternehmen picken sich nur Stücke aus dem Enterprise-Content-Management-(ECM) und Dokumenten-Management-Kuchen heraus und investieren in Insellösungen. Dadurch werden großangelegte Ansätze und eine unternehmensweite IT-Strategie häufig vermieden und Beschleunigungspotentiale und eventuelle Wettbewerbsvorteile zum Beispiel in der Kundenkommunikation verschenkt.

Papierdokumente werden uns noch länger begleiten

Laut einer Ovum-Studie, die von Xerox in Auftrag gegeben worden ist, klafft noch eine große Lücke zwischen der Einschätzung der Bedeutung von Dokumenten Management und der Umsetzung einer adäquaten Strategie. 83 Prozent der befragten Unternehmen betrachten eine schnellere Kundenkorrespondenz als Wettbewerbsvorteil. So möchten sie ohne Zeitverlust über Informationen des Kunden verfügen und schneller auf seine Anfragen reagieren. Obwohl mit einer Umwandlung von Papierdokumenten in elektronische Formate beträchtliche Zeiteinsparungen möglich sind, nutzt jedoch mehr als ein Drittel der Unternehmen diese Möglichkeit nicht.

Die emotionale Bindung an Papierdokumente ist nach wie vor groß und wird uns noch lange begleiten. Jedoch wächst auch die Akzeptanz von digitalen Dokumenten. Umso wichtiger wird es für Unternehmen, klare Prozesse im Unternehmen einzuführen, um die Vorteile zum Beispiel bei der beschleunigten Bearbeitung zu nutzen.

Zu der Ovum-Studie wurden in Deutschland, Frankreich und Großbritannien jeweils 120 Unternehmen aus den Branchen Versorgung, öffentliche Hand, Handel und Finanzwesen befragt, die alle 1 000 Mitarbeiter oder mehr beschäftigen.

Rechnungsbearbeitungslösungen liegen im Trend

Die Anbieter gehen auf die Kundenwünsche ein. EMC/Documentum, Opentext und Filenet investierten deshalb in Technologien für die Content-Integration. Content-Integrations-Lösungen führen die verschiedenen Insellösungen in einem Unternehmen von eventuell unterschiedlichen Herstellern zusammen. Um das Wachstum stärker anzukurbeln, empfiehlt auch eine Gartner-Studie von 2005, noch gezielter auf die Bedürfnisse der Kunden einzugehen.

Besonders beliebt sind momentan Rechnungsbearbeitungstools. Inzwischen kombinieren die Anbieter verschiedene Technologien wie semantische und statistische Verfahren für die Klassifikation von Informationen. Auch Input-Management-Spezialist Captiva stellt eine vermehrte Nachfrage danach fest. Die neueste Version 4.0 der Dispatcher-Software identifiziert Dokumente automatisch und gewinnt zudem geschäftskritische Daten. Um sowohl den Inhalt als auch die Struktur zum Beispiel von Rechnungen oder Lieferscheinen zu erkennen, erzeugt das System einen digitalen Fingerabdruck. Es analysiert Texte, Tabellen und Rechnungen und wertet dynamisch angeordnete Feldstrukturen aus. Das System konvertiert die Daten in Informationen, die von anderen Information-Management-Systemen weiterverarbeitet werden können.

Weitere Informationen zum gesamten Programm der CeBIT 2006 sowie zu einzelnen Angebotsschwerpunkten stehen im Netz unter www.cebit.de.