Digital ist besser: Schluss mit Pinnwand und Flipchart

Effiziente und kreative Problemloesungen in Workshops – Software von Fraunhofer macht es moeglich

Workshopergebnisse gleich in Projektplanung ueberfuehren

Fraunhofer IPSI auf der CeBIT-Messe in Hannover, 9.-15.3.2006, Halle 9, Fraunhofer-Gemeinschaftsstand B36, Arbeitsplatz 6.1

Eine typische Moderation basiert heute immer noch auf altertuemlichen Werkzeugen: Pinnwaende mit Flipchartpapier, Filzstifte, Kommunikationskarten und verschiedene Klebe- oder Magnetsymbole – und das in einer Arbeitswelt, die von digitaler Technik, einem globalen Wettbewerb und Beschleunigung gepraegt ist.

Zum altbackenen Ablauf von Kommunikationsprozessen und dem hohen Zeitaufwand bis zur Praesentation von Ergebnissen gibt es nun eine Alternative: Das Fraunhofer-Institut fuer Integrierte Publikations- und Informationssysteme (IPSI) zeigt auf der CeBIT 2006 in Hannover vom 9. bis 15. Maerz seine Loesung zur digitalen Moderation von Business- Workshops, die es gemeinsam mit professionellen Moderatoren entwickelt hat. Die Software „Digital Moderation“ kann am Gemeinschaftsstand der Fraunhofer Gesellschaft, Halle 9, B36, Arbeitsplatz 6.1 von Interessenten getestet werden.

Die neue Software soll den Erfordernissen einer komplexer werdenden Arbeitswelt gerecht werden und mehr Effizienz bieten: „Workshops sind ein wichtiger Bestandteil der betrieblichen Entscheidungsprozesse, weil sie den Sachverstand vieler Beteiligter buendeln. Die Effizienz von Workshops hinkt aber der Entwicklung der Arbeitswelt hinterher“, so Dr. Martin Wessner, Leiter des Forschungsbereichs „Kooperative Umgebungen und E-Learning“ beim IPSI, die in den vergangenen Jahren E-Learning-Projekte wie „Alba“ durchgefuehrt und Programme fuer web-basiertes Training (WBT) entwickelt hat ( http://www.ipsi.fraunhofer.de/concert ).

An Ausruestung erfordert der digitalisierte Workshop je einen Laptop oder PC pro Teilnehmergruppe sowie einen Rechner fuer den Moderator des Workshops. Daneben gibt es einen „Buehnen- Client“, der als allen gemeinsamer Ergebnismonitor fungiert und beispielsweise sein Bild an einen Projektor (Beamer) oder einen anderen Grossbildschirm ausgeben kann. Die verschiedenen Clients sind mit einem gemeinsamen Server vernetzt, der auf jedem handelsueblichen PC oder Laptop gestartet werden kann. Da das gesamte Softwarepaket komplett in Java programmiert ist, braucht es nur auf dem Server installiert zu werden. Den Teilnehmer-Rechnern genuegt ein Webbrowser mit dem aktuellen Java-Paket, um im digitalen Workshop eingesetzt werden zu koennen.

Datenmaterial: rein und raus

Mit der installierten Software ermoeglicht das System den interaktiven Austausch von Ideen, Fragen und Bewertungen. Auch externes Material kann in Dateiformaten, die fuer den Datenaustausch besonders geeignet sind wie CSV (Comma Separated Values) oder XML (eXtensible Markup Language) importiert und vom Moderator als Diskussionsmaterial herangezogen werden. Auf diese Weise laesst sich ein Workshop direkt in uebergreifende Geschaeftsprozesse einbinden.

Der Moderator bereitet den Business-Workshop im Vorfeld mit dem Editor der „Digital Moderation“-Software vor: Er definiert das zu besprechende Thema, den Ablauf und die Werkzeuge, die eingesetzt werden sollen. Waehrend der Veranstaltung kann er flexibel auf den Diskussionsverlauf eingehen und Werkzeuge hinzufuegen oder geplante Aktionen wieder ausblenden. Er behaelt den Ueberblick ueber die Tagesordnung, den Arbeitsfortschritt der Teilnehmergruppen und den Zeitrahmen fuer die einzelnen Aufgaben. Die Auswertung der Ergebnisse erfolgt nach jedem Schritt zentral – d.h. fuer alle Teilnehmer gleichzeitig sichtbar – ohne Medienbrueche auf der grossen Leinwand des Buehnenclients. Alle Ergebnisse werden im betriebssystemuebergreifenden HTML- Dateiformat protokolliert und koennen den Teilnehmern und dem Veranstalter des Workshops auf Knopfdruck unmittelbar nach dem Workshop zur Verfuegung gestellt werden. Zum Betrachten des Protokolls genuegt jeder Webbrowser. Ueber einen speziellen Button koennen (Zwischen-)Ergebnisse jederzeit auch in ein anderes Arbeitsprogramm wie etwa MS-Project exportiert werden. So erhaelt man eine Aktionsliste mit allen wichtigen Informationen zu den Fragen, wer was wann tun wird, um ein Projekt zu realisieren. Damit entsteht schon waehrend der Workshops ein Projektplan, der spaeter in der taeglichen Arbeit benutzt werden kann.

Von der Kleingruppe bis zur Grossveranstaltung

Das System „Digital Moderation“ ist bezueglich der Anzahl der Teilnehmer, der Gruppen wie auch der Gruppenstaerke flexibel einstellbar. Per Software kann bei kleineren Business- Workshops beispielsweise jeder einzelne Teilnehmer einer Gruppe seine Stimme abgeben. Im sogenannten Gruppen-Modus hingegen muss sich jeder Tisch auf eine gemeinsame Position festlegen. Dies regt produktive Diskussionen in den einzelnen Gruppen an und ermoeglicht auch groessere Veranstaltungen mit bis zu 500 Teilnehmern.

Die Software der Fraunhofer-Wissenschaftler verspricht Effizienz durch Zeitersparnis bei Vorbereitung, Durchfuehrung und Nachbereitung von Workshops, kreative Loesungsvorschlaege durch die gleiche Partizipationsmoeglichkeit aller Teilnehmer und die zuverlaessige elektronische Dokumentation der Ergebnisse. Auch koennen diese Ergebnisse schneller in die Tagesarbeit des Unternehmens einfliessen, als dies bei einer herkoemmlichen Veranstaltungsform der Fall ist.

Der Einfuehrungspreis fuer die kleinste Lizenz von „Digital Moderation“ betraegt 5000 Euro in der Version mit einem Server, einem Editor, einem Buehnenclient, einem Moderatorclient und drei Teilnehmerclients. Mit diesem relativ geringen Preis verbunden ist die Verpflichtung, dem Fraunhofer-Institut Informationen ueber die Gebrauchstauglichkeit der Software zur Verfuegung zu stellen, damit diese auch nach der Markteinfuehrung den Kundenbeduerfnissen entsprechend weiterentwickelt werden kann.

Informationen fuer Interessenten und CeBIT-Besucher erteilt Dr. Peter Tandler, Fraunhofer IPSI, Dolivostrasse 15, 64293 Darmstadt, Tel. 06151/869-60150, Fax 06151/869-963, E-Mail peter.tandler@ipsi.fraunhofer.de.