Dokumentenmissmanagement drückt auf die Produktivität

Aufgrund des steigenden Wettbewerbs suchen Manager verstärkt nach Möglichkeiten, die Effizienz im Unternehmen zu optimieren und gleichzeitig den Kundenservice zu verbessern. Der Schlüssel hierzu liegt in schlankeren Prozessen und im schnelleren Zugriff auf Informationen. Beides erreicht man durch den Einsatz elektronischer Dokumenten-Management-Systeme (DMS), die das Verwalten und Verarbeiten von Dokumenten erleichtern und benötigte Informationen schnell finden und anzeigen.

Auf der CeBIT 2007 informiert das DMS-Forum des Fachverbandes VOI – Verband Organisations- und Informationssysteme e. V., Bonn, gemeinsam mit der Deutschen Messe darüber, wie Unternehmen sämtliche dokumentenbasierten Prozesse maßgeblich verbessern und damit die Effizienz ihrer Mitarbeiter erheblich steigern bei gleichzeitig verbessertem Kundenservice und Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen.

Von der Industrie lernen

Das Optimierungspotenzial bei der Herstellung und Fertigung von Produkten ist durch eine weitgehende Automatisierung und Standardisierung der Prozesse nahezu ausgeschöpft. Im Gegensatz dazu besteht in den Verwaltungen zahlreicher Betriebe diesbezüglich noch erheblicher Nachholbedarf. Nach einer Untersuchung des VOI nutzen gerade einmal 30 Prozent mittelständischer Unternehmen in Deutschland ein Dokumenten-Management-System. Petra Greiffenhagen, Vorstandsvorsitzende des VOI, kommentiert: „Wissenschaftliche Studien belegen, dass Unternehmen rund ein Drittel der Gesamtarbeitszeit und bis zu 40 Prozent der Arbeitskosten für ein bestehendes Dokumentenmissmanagement aufwenden.“ Greiffenhagen weiter: „Typische Zeitfresser sind beispielsweise das händische Einpflegen relevanter Daten in EDV-Systeme, die papierbasierte Ablage in Aktenordern, die das Suchen nach geschäftskritischen Informationen verlangsamt, oder die papierbasierte Vorgangsmappe, die mit oft langen Liegezeiten von Abteilung zu Abteilung wandert und jeweils immer nur einem Mitarbeiter zur Verfügung steht.“

Unternehmen, die ein Dokumenten-Management-System im Einsatz haben, profitieren dagegen von einer schnelleren Verarbeitung von Geschäftsprozessen, verkürzten Suchzeiten oder einer beschleunigten und exakten Auskunftsfähigkeit bei Kundenanfragen. Dies wird unter anderem dadurch erreicht, dass sämtliche Dokumente und die darin enthaltenen Informationen zentral abgelegt sind. Eingehende papierbasierte Dokumente, wie beispielsweise Aufträge oder Rechnungen, können unmittelbar beim Posteingang eingescannt, die darin enthaltenen Informationen ausgelesen und an das ERP-System zur Weiterverarbeitung übergeben werden. Der digitalisierte Beleg wandert ins elektronische Archiv und steht somit Mitarbeitern bei Bedarf zur Verfügung. So genannte Workflow-Mechanismen steuern Geschäftsvorgänge von Abteilung zu Abteilung. „Dies sind nur einige Beispiele, die den Nutzen von Dokumenten-Management-Systemen verdeutlichen sollen“, so Greiffenhagen. „Unser Ziel als größter Verband der DMS-Branche in Deutschland ist es, den CeBIT-Besuchern den Nutzen solcher Lösungen transparent zu machen.“

Dafür hat der VOI mit seinen Mitgliedern ein umfassendes Vortragsprogramm zusammengestellt, das während der gesamten Messedauer in Halle 1 durchgeführt wird.

Vorträge: Vom Basiswissen bis zu Detailinformationen Die Vorträge der Experten erläutern beispielsweise in verständlicher Form, was denn überhaupt ein Dokumenten-Management-System ist und aus welchen Komponenten es besteht. Ferner wird aufgezeigt, was bei der Auswahl eines solchen Systems zu beachten ist. Wie Unternehmen ihr Optimierungspotenzial durch eine Analyse vor Einführung eines DMS ermitteln können und wie ein DMS zu verbesserten Geschäftsprozessen führt, sind weitere Vortragsthemen. Darüber hinaus geht es auf dem VOI-Forum unter anderem auch um rechtliche Aspekte, die es bei der Einführung eines DMS zu beachten gilt. Weiterhin erläutern die Referenten, worauf Anwender bei der Archivierung von E-Mails achten müssen.

Das Thema „optimierte Posteingangsbearbeitung“ nimmt innerhalb des DMS-Forums einen breiten Raum ein. In dieser Vortragsreihe erhält der Besucher einen ersten Überblick darüber, wie eingehende Dokumente effizient bearbeitet werden können. Darüber hinaus informieren die VOI-Experten über rechtliche Grundlagen, stellen die einzelnen Prozessschritte dar und gehen auf die Wirtschaftlichkeitsfaktoren ein. Besucher, die live und im Zusammenhang sehen wollen, wie eine digitale Postbearbeitung vonstatten geht, finden in direkter Nähe des VOI-Forums ein Musterbüro. Dort werden mittels unterschiedlicher Technologien Dokumente eingescannt und papierlos von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz geleitet, bis sie schließlich in der Postausgangsstelle wieder als Ergebnis des digitalen Bearbeitungsprozesses zu Papier werden.

Der Verband Organisations- und Informationssysteme (VOI)

Der VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e. V. mit Sitz in Bonn repräsentiert die überwiegende Mehrheit der Anbieter der Branche für Enterprise Content- (ECM) und Dokumenten-Management-Systeme. Mit der Positionierung als der in Deutschland führende unabhängige Verband der zukunfts- und wachstumsträchtigen eBusiness-Branche verdeutlicht der VOI die steigende wirtschaftliche und technologische Bedeutung seiner Mitgliedsunternehmen in den europäischen und internationalen Märkten.