AFI-Produkte für die automatisierte Verarbeitung von Eingangsbelegen in SAP® R/3

AFI ist seit 1976 in der IT- und Organisationsberatung tätig und realisiert kundenoptimierte Anwendungslösungen in den Geschäftsfeldern Document Solutions, Inbound Solutions, Solutions4SAP und EAI. Ergänzend bietet AFI Consulting und Services an. Unsere Produkte DirectInvoice- und DirectOrderControl ermöglichen die vollautomatische und in SAP R/3 integrierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen und Kundenbestellungen.

DirectInvoice- und DirectOrderControl

Mit diesen AFI-Lösungen wird die Bearbeitung von Eingangsbelegen in SAP® automatisiert und der komplette Bearbeitungsprozess vom Scannen bis zur Buchung bzw. Belegerzeugung in SAP® unterstützt. Die papierlosen Prozesse werden durch die optimierte Nutzung des SAP®-Workflows, externer Workflows per eMail oder Web-Portallösungen beschleunigt. Beide AFI-Lösungen harmonisieren die verschiedenen Eingangskanäle durch die Verarbeitung unterschiedlicher Dokumentquellen wie Papier, Fax, eMail und EDI inklusive digitaler Signatur.

DirectInvoiceControl automatisiert die Eingansrechnungsbearbeitung durch intelligente OCR-Technik und speichert die Belege revisionssicher in ein zentrales Archivsystem. DirectInvoiceControl extrahiert vollautomatisch alle relevanten Rechnungsdaten und prüft diese mit vorhandenen SAP®-Stamm- und Bewegungsdaten auf Plausibilität. Eine optische Validierung steigert die Datenqualität zusätzlich.

Das DirectInvoiceControl-Center unterstützt aktiv die Bearbeitung der Lieferantenrechnungen. Die fachliche Prüfung, Freigabe, Workflow-Steuerung und Buchung von fiskalischen oder logistischen Rechnungen erfolgt komfortabel mit einer zentralen Oberfläche in SAP®. Die gescannte Originalrechnung ist immer im Zugriff, Bestell- bzw. Sachkontenzuordnung stehen in Vorauswahllisten zur Verfügung und ein Assistent prüft die Daten auf Vollständigkeit inklusive UStG §14.

Mit dem DirectInvoiceControl-Monitor erhält die Finanzbuchhaltung maximale Transparenz über den Rechnungseingang ab dem Belegeingang in der Poststelle bis zur Buchung und Zahllauf in SAP®. Rechnungseingangsbuch, Rechnungsvolumen, Bearbeitungsstatus, Skontovolumen, Zahlungsfristen uvm. sind in SAP® auf einen Blick erkennbar.

DirectInvoiceControl beschleunigt die Bearbeitung von Eingangsrechungen und erhöht die Prozessqualität. Erfassungsfehler werden vermieden, die teuren Ressourcen der FiBu-Fachkräfte geschont – und somit Kosten eingespart. Bereits ab einem Rechnungsvolumen von 50 Rechnungen pro Tag ist ein schneller ROI möglich.

DirectOrderControl unterstützt den Verarbeitungprozess von Kundenbestellungen.

Auch hier erfolgt eine intelligente Datenextraktion, Datenplausibilisierung und -validierung sowie revisionssichere Archivierung in ein zentrales Archivsystem.

Im DirectOrderControl-Center werden die Kundenbestellungen bis zur Anlage des Kundenauftrags zentral in SAP® bearbeitet: Kunden-, Material, Verkaufsdaten etc. werden automatisch durch das System ermittelt. Bei vorhandener SAP®-Angebotsreferenz wird diese automatisch vorgeschlagen, die Sachbearbeiter können Bestellpositionen schnell und komfortabel prüfen und quittieren. Die Code-Umschlüsselung zwischen Kundenbestelldaten und den SAP®-Stamm- und Bewegungsdaten erfolgt automatisiert.

Der DirectOrderControl-Monitor gibt jederzeit Auskunft über alle eingehenden Bestellungen, inklusive Auftragsvolumen, Debitor sowie Bearbeitungsstatus und -historie.

Durch die Beschleunigung der Bestellbearbeitung mit DirectOrderControl wird die Kundenzufriedenheit erhöht. Die unterschiedlichen Bestell-Eingangskanäle werden harmonisiert und der Leitung Sales & Distribution wird eine zentral in SAP® integrierte, komfortable Überwachung des eingehenden Auftragsvolumens bereitgestellt.

Zwei AFI-Referenzkunden, die DirectInvoiceControl für die Eingangsrechnungsbearbeitung in SAP® R/3 einsetzen:

1. Schnellere Rechnungsprüfung bei Boehringer Werkzeugmaschinen in Göppingen spart Zeit und Kosten

Der mittelständische Hersteller von hochwertigen Dreh- und Kurbelwellenbearbeitungsmaschinen hat durch die Einführung einer papierlosen Eingangsrechnungsbearbeitung seine Betriebskosten gesenkt und die Prozesse in der Finanzbuchhaltung deutlich beschleunigt. Der hohe administrative Aufwand für die interne Rechnungsverfolgung der Papierbelege wurde stark reduziert, indem die Rechnungen direkt nach Posteingang gescannt und archiviert werden. Mit der Lösung DirectInvoiceControl der AFI erfolgt die gesamte Steuerung der Rechnungsprüfung und Rechnungsfreigabe direkt in SAP®. Dabei steht der Originalbeleg jederzeit in der Finanzbuchhaltung, dem beteiligten Einkauf und den Freizeichnern in den Fachabteilungen auf Knopfdruck am Bildschirm zur Verfügung.

Boehringer Werkzeugmaschinen GmbH ist im Powertrainbereich Ausrüster der Automobilindustrie und des produzierenden Gewerbes. Um die Unternehmensprozesse optimal zu steuern, setzt Boehringer seit 2004 SAP® mit CS/CO/FI/MM/SD als ERP-System ein. Weiteres Optimierungspotential entdeckte man in einer Reduzierung des schwerfälligen Mediums Papier innerhalb der Geschäftsprozesse.

Für die Umsetzung seiner Anforderungen entschied sich Herr Unseld als Kaufmännischer Leiter bei Boehringer für die AFI – Agentur für Informatik, da dieser Partner Lösungskompetenz und Projekterfahrung in allen drei relevanten Themenbereichen bietet: Neben dem Rechnungsbearbeitungsprodukt DirectInvoiceControl bietet AFI auch Archivlösungen und SAP®-Beratung aus einer Hand an.

Vor allem durch die automatisierte Erkennung der Rechnungsdaten bis auf Positionsebene entfällt die zeitraubende, manuelle Erfassung der Rechungsdaten und Erfassungsfehler werden vermieden. Zusätzlich erfolgt eine optische Validierung der erkannten Rechnungsdaten direkt nach dem Scannen, um die Vollständigkeit der Rechnungsdaten für die weitere Rechnungsbearbeitung sicherzustellen. Durch die Gegenprüfung mit SAP®-Stammdaten, Bestelldaten und Wareneingangsprüfung stehen bereits wenige Minuten nach dem Scannen und Validieren alle relevanten Rechnungsdaten im zentralen Rechnungseingangsbuch, dem DirectInvoiceControl-Monitor, zur Verfügung.

Fiskalische Rechnungen ohne Bestellbezug werden über Workflows als SAP®-Workitems an den Businessworkplace der Freizeichner übergeben. Der Status jedes einzelnen Workflows ist dabei in der zentralen Finanzbuchhaltung im DirectInvoiceControl-Monitor jederzeit ersichtlich. Somit ist bei Urlaubs- oder Krankheitsfall eine direkte Vertreter-Regelung oder frühe Nachbearbeitung gesichert.

Zusätzlich erstellt die AFI-Lösung ein unveränderliches Workflow-Protokoll zusätzlich zur SAP®-Buchung, womit alle Workflow-Aktionen, alle Kommentare und die Arbeitsschritte aller an der Rechnungsfreigabe Beteiligten klar dokumentiert sind.

„Der organisatorische Aufwand für die Rechnungsprüfung und für die Freizeichner in den Fachabteilungen hat sich mit DirectInvoiceControl deutlich reduziert“, fasst Herr Unseld die Veränderungen seit Einführung der Lösung zusammen, „und unsere Zusammenarbeit mit den Kollegen vom Einkauf wurde dadurch auch deutlich verbessert.“

2. Wie DirectINVOICEControl die Rechnungsverarbeitung in SAP® der suki.international GmbH optimiert.

suki.international ist ein Global Player in Langenscheid mit über 400 Mitarbeitern und beliefert Bau- und Heimwerkermärkte in ganz Europa. Zum Angebot zählen neben Schrauben und anderen Kleineisenwaren auch Werkzeuge, Möbelbeschläge, Holzverbinder, Rollen, Seile, Ketten, Zurrgurte sowie das Produktprogramm „Helpmate“. Alle Produkte zeichnen sich durch anwenderfreundliche Konzepte aus, um Do-It-Yourself-Projekte schneller und leichter umzusetzen.

suki.international beliefert rund 1700 Abnehmer in 31 Ländern Europas mit 40.000 Artikeln zu garantierten Zeiten und in höchster Qualität. Um die Geschäftsprozesse optimal zu steuern, setzt man auf SAP® als leistungsstarkes ERP-System.

Die vielen Geschäftsvorgänge führten bei suki.international zu einer Menge an Papier, das in einem elektronischen Archiv abgelegt wird. Das manuelle Erfassen der Rechnungsdaten in SAP® blieb jedoch weiterhin mühsam und fehleranfällig. Außerdem mussten viele bereits in SAP® R/3 erfasste Rechnungen zur Freigabe erneut als Papier per Hauspost durchs Unternehmen geschickt werden. Wenn eine Rechnung im Umlauf verloren ging, wurde die Suche nach dem Vorgang sehr zeitraubend. Diesen Zustand galt es zu ändern. Darum sollte der besonders kritische und zeitintensive Prozess der Rechnungsbearbeitung verbessert werden.

Für die Auswahl einer Lösung war die Richtung traditionsgemäß vorgegeben: Transparenz, Einfachheit und eine durchdachte Ergonomie mussten erfüllt werden.

Zu Beginn stellte sich für die Bearbeitung von 25.000 Kreditorenrechnungen pro Jahr natürlich die Frage der Rentabilität. Durch die Relation eines stimmigen Preises mit dem gewonnenen Nutzen rechnet sich DirectINVOICEControl schon ab 50 Rechnungen pro Tag – und somit auch für ein Mittelstandsunternehmen wie die suki International.

Natürlich war der Preis nicht der einzige Punkt, der zu einer Entscheidung zugunsten der AFI führte. Herr Hein, Leiter des Finanz- und Rechnungswesens bei suki.international, betonte, „dass nur die AFI eine Lösung vorstellte, bei der alles in SAP® integriert ist und die Projektumsetzung innerhalb von nur drei Monaten garantierte.“ Nach dem Start im September 2006 ergibt sich ein rundum zufriedenstellendes Ergebnis für alle Beteiligten: Der Abgleich der Positionsdaten zwischen Bestellungen und dazugehörigen Rechnungen bei den häufigen Teillieferungen hat sich deutlich verbessert. Die Freigabeprozesse, auch für Non-SAP®-User durch Web-Workflow, wurden beschleunigt und die Auskunftsfähigkeit bei Rückfragen ist deutlich besser.

Durch das entstandene Rationalisierungspotenzial sind die Durchlaufzeiten im Rechnungswesen insgesamt deutlich schneller und die Mitarbeiter sind soweit entlastet, dass eine altersbedingt frei gewordene Stelle in Zukunft nicht mehr neu besetzt werden muss.

Bei suki.international verfolgt man mit der AFI jetzt weiteres Optimierungspotenzial, um das Papier auch aus anderen Geschäftsprozessen zu verbannen.

Kontakt:
AFI Agentur für Informatik GmbH
Julius-Hölder-Str. 39
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Pressekontakt: Herr Thomas Rundel, Vertriebsleiter
Tel. 0711/728 42-127
Thomas.rundel@afi-stuttgart.de