System verbessert Effizienz der Internet- und E-Mail-Nutzung am Arbeitsplatz

Das 2007 eingeführte System webFox des Nürtinger IT-Hauses Aurenz ermöglicht die Trennung von privater und dienstlicher Internet- und E-Mail-Nutzung am Arbeitsplatz. Für alle Beteiligten – Management, IT-Verantwortliche, Betriebsrat und Mitarbeiter – schafft webFox damit die geforderte Rechtssicherheit. Dienstliche Nutzungen können durch den Arbeitgeber kontrolliert werden. Private Nutzungen werden legitimiert, unterliegen aber weiterhin einem strengen Datenschutz und können nur in begründeten Ausnahmefällen mit ausdrücklicher Zustimmung des Mitarbeiters beziehungsweise des Betriebsrates nach dem Vier-Augen-Prinzip eingesehen werden. Erste Untersuchungen von Aurenz zeigen: Der Einsatz von webFox steigert die Effizienz der Internet- und E-Mail-Nutzung. Gleichzeitig verbessert sich durch das legitimierte private Surfen im vereinbarten Rahmen die Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeiter.

Implementierungsprozess als Teamarbeit
Nach der Entscheidung für die Einführung des webFox beginnt die Umsetzungsphase. Ein detaillierter Fahrplan, der zwischen Unternehmensführung, IT-Verantwortlichem, Sicherheitsbeauftragtem und Betriebsrat abgestimmt wird, legt die einzelnen Schritte bis zur endgültigen Nutzung fest. Ein wichtiger Baustein im Implementierungsprozess ist dabei die Information und Schulung der Mitarbeiter. „Es ist enorm wichtig, die Mitarbeiter bei solch tief gehenden Veränderungen mitzunehmen. Sonst sind derartige Prozesse oftmals zum Scheitern verurteilt“, macht Jürgen Dagutat, Change-Experte bei Aurenz, deutlich. Die Schulung umfasst dabei nicht nur die Funktionsweise der Software, sondern auch den rechtlichen Rahmen. So werden bereits im Vorfeld der Installation Ängste über mögliche Kontrollen abgebaut, die Vorteile des webFox verdeutlicht und die Akzeptanz für die spätere Nutzung am Arbeitsplatz gefördert. Standardisierte Feedbacks in den ersten Wochen der Nutzung dokumentieren die Zufriedenheit der Mitarbeiter mit der neuen Software.
Integriertes Zeitmanagement
Hat das Unternehmen den Mitarbeitern ein Zeitbudget für die private Internetnutzung zugestanden, informiert ein Statusfenster über das aktuelle Zeitguthaben. Die Mitarbeiter können so jederzeit prüfen, wie viel Zeit ihnen noch zum privaten Surfen bleibt. Verbesserter E-Mail-Client erhöht Sicherheit bei privater E-Mail-Nutzung.

Ist die private E-Mail-Nutzung am Arbeitsplatz erlaubt, bietet webFox einen direkten Zugang zum Provider des jeweiligen Nutzers. Auf einer Übersichtsseite kann der Nutzer seinen Provider auswählen (z. B. web.de, t-online) und die Verbindung zum privaten E-Mail-Konto herstellen. Wenn dies IT-Verantwortliche wünschen, kann zur Erhöhung der Sicherheit im unternehmenseigenen Netzwerk das Up- und Downloaden von Dateianhängen blockiert werden.

Wie funktioniert webFox?
Über eine Eingabemaske am Bildschirm entscheiden die Mitarbeiter, ob sie Internet oder E-Mail für private oder dienstliche Zwecke nutzen wollen. Loggt sich ein Nutzer über „PRIVAT“ ein, befindet er sich in seinem privaten Nutzungsbereich. Hier können die Internetadressen, falls dies gewünscht ist, verschlüsselt gespeichert werden. Alle Daten sind nur in begründeten Ausnahmefällen (z. B. Gefahr im Verzug) nach dem Vier-Augen-Prinzip einsehbar.

Auf dem webFox-Server können alle relevanten dienstlichen Daten für statistische Auswertungen zusammengefasst werden. Die dienstliche Internetnutzung kann das Unternehmen zum Beispiel durch monatliche Stichprobenauswertungen jederzeit kontrollieren. Die Stichprobenquote ist dabei auf maximal 10 % beschränkt.

Enge rechtliche Grenzen bei der Kontrolle der Internetnutzung
Gibt es in Unternehmen keine klaren Regelungen zum Umgang mit privaten und dienstlichen Verbindungsdaten, können auch die dienstlichen Daten nur erschwert oder gar nicht überprüft werden. Selbst wenn Betriebsvereinbarungen eine begrenzte Privatnutzung zulassen und dem Administrator Kontrollrechte einräumen, bleibt trotz allem ein hohes rechtliches Konfliktpotenzial, denn die Kontrolle der privaten Verbindungen ist gemäß dem Telekommunikationsgesetz (TKG) in der Regel verboten. Durch die Vermischung dienstlicher und privater Verbindungsdaten ist auch die Kontrolle von dienstlichen Daten nach dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) erheblich eingeschränkt und rechtlich problematisch.

Mit webFox können die Daten der privaten und dienstlichen Nutzung getrennt werden. Dies ermöglicht die rechtlich einwandfreie Einsicht in dienstliche Daten, private Daten sind dagegen geschützt.

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