Neu zur CeBIT 2009: DocuWare SaaS

Das Dokumentenmanagement-System DocuWare ist ab April auch als Software-as-a-Service-Lösung verfügbar. Kunden haben die Wahl zwischen zwei Varianten. Sie können ihre Dokumente zum Backup und zur Langzeitarchivierung ins Rechenzentrum exportieren oder alternativ ihr DMS-Projekt komplett auslagern. Der Zugriff auf die elektronischen Archive erfolgt via Web.

Mit DocuWare SaaS erhalten Unternehmen die Möglichkeit, IT-Lösungen rund um das Dokumenten-Management zu mieten und fixe Kosten dadurch in variable umzuwandeln. Sie können sich auf ihre Kernkompetenzen wie Verkauf und Beratung konzentrieren, anstatt sich mit Backup und Langzeitarchivierung, mit Infrastruktur-Aufgaben zur Bereitstellung der Software sowie mit strengen Richtlinien und Compliance-Anforderungen beschäftigen zu müssen. Investitionen in Hard- und Software entfallen je nach Variante ganz oder teilweise.

SaaS als Ergänzung
Vor allem für Bestandskunden ist die Option interessant, ihre On-Premise-Lösung um eine SaaS-Komponente zu ergänzen. Sie arbeiten mit ihrem zentralen Dokumenten-Pool inhouse wie gewohnt und nutzen beispielsweise zum Backup und zur Langzeitarchivierung ein oder mehrere Archive als gehostete DocuWare-Lösung. Zu im Kundensystem festgelegten Zeiten werden die Inhouse-Daten synchronisiert. Unveränderliche Geschäftsdokumente sind sicher außerhalb der eigenen Räumlichkeiten archiviert und über den DocuWare Web Client jederzeit von jedem Ort aus im Zugriff. Alle Aufgaben rund ums Backup und um die Langzeitarchivierung sowie die Migration auf neue Speichermedien übernimmt das Rechenzentrum. Auf Wunsch wird zusätzlich auch ein selbsttragendes, systemunabhängiges Archiv inklusive Datenbank, Volltext, Recherchemodul und Dokumente auf einer USB-Festplatte ausgeliefert. Darauf kann zu jeder Zeit und an jedem Ort ohne Einsatz eines DocuWare-Clients zugegriffen werden. Kunden haben somit selbst bei einem Programmwechsel die Möglichkeit, Recherchen schnell durchzuführen.
Dokumenten-Pool im Rechenzentrum
Beim komplett ausgelagerten DMS-Projekt ist der Lösungsumfang vergleichbar mit dem eines gekauften Systems. Die Server-Komponenten laufen im DocuWare-Rechenzentrum auf einem dem Kunden fest zugeordneten Server, die Client-Software wird im Unternehmen installiert. Datenbank und Speichersystem werden ebenfalls beim Provider genutzt. Bei dieser Variante sind Anwender von den Infrastruktur-Aufgaben vollständig entlastet und kennen ihre laufenden Kosten sehr genau. DocuWare SaaS gibt es ab zehn User und wird ab April wie alle DocuWare-Lösungen ausschließlich indirekt über autorisierte DocuWare-Partner (ADP) vertrieben.
Modell der Zukunft
„SaaS wird sich neben existierenden Modellen zunehmend etablieren“, davon ist Jürgen Biffar, Vorstand der DocuWare AG überzeugt. Er glaubt allerdings, dass es noch mindestens zehn Jahre dauern wird, bis der Großteil aller Unternehmen auf ihre Business-Anwendungen online zugreifen wird. „Aufgrund seiner modernen Technologie ist DocuWare SaaS bereits jetzt für diesen Trend bestens gerüstet.“ Die Prognosen der Marktauguren bestätigen den DocuWare-Vorstand. Gartner schätzt, dass bis 2012 bereits ein Drittel der Unternehmenssoftware auf die Miete anstatt auf den Lizenzkauf entfällt. Experton und IDC sehen das Wachstum des SaaS-Marktes sowohl in Deutschland als auch weltweit jährlich bei circa 30 Prozent.

Zu sehen sind DocuWare-Lösungen auf der CeBIT 2009 in Halle 3, Stand C46.

DocuWare AG – Zum Unternehmen
Die 1988 gegründete DocuWare AG ist heute in über 70 Ländern mit circa 7.500 Installationen und mehr als 100.000 Anwendern vertreten. Kernzielgruppe des Herstellers von integrierten Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) sind der Mittelstand, Behörden und Abteilungen großer Konzerne. Über 400 autorisierte DocuWare-Partner (ADP) realisieren Dokumentenmanagement-Lösungen vor Ort – mit ihren Mitarbeitern bilden die Vertriebspartner ein globales Netzwerk von mehr als 1.000 DMS-Experten.

Hauptsitz der DocuWare AG ist Germering bei München. Die Tochtergesellschaft DocuWare Corporation mit Sitz in New York lenkt die Aktivitäten in Nord-, Zentral- und Südamerika. Verantwortlich für das Dokumentenmanagement-Geschäft in Großbritannien und Irland ist die DocuWare Ltd, Wey-bridge, Surrey. DocuWare España mit Sitz in Barcelona betreut den Standort Spanien; DocuWare SARL, Paris, ist für den französischen Markt zuständig.

DocuWare – Software für Integriertes Dokumenten-Management
Unabhängig von Format und Quelle vereint das Produkt DocuWare beliebige Papierunterlagen und elektronische Daten, zum Beispiel Belege, Briefe, Zeichnungen, Dateien und E-Mails, in einem zentralen Dokumenten-Pool. Schon die Basisversion des Dokumentenmanagement-Systems verfügt über alle Funktionen, um Dokumente zu erfassen, zu bearbeiten und zu verwalten. DocuWare unterstützt auch alle Formen der Elektronischen Signatur. Integriertes Records-Management gewährleistet einen sicheren, gesteuerten und protokollierten Zugriff auf die elektronisch gespeicherten Daten. Via Internet steht das zentrale Archiv weltweit rund um die Uhr allen Berechtigten zur Verfügung.

Zusatzmodule gibt es u. a. zur automatischen Indexierung, für COLD-Techniken und für erweiterte Workflow-Funktionalitäten. Fremdapplikationen werden über Standardtools einfach integriert, außerdem sind zahlreiche Schnittstellen zu anderen Anwendungen vorhanden. Zum Beispiel zu ERP-Systemen, darunter ein zertifiziertes SAP-Interface, und zu Groupware, etwa Exchange, GroupWise oder Lotus Notes/Domino. DocuWare stellt alle Elemente für ein leistungsfähiges Enterprise Content Management bereit. Prozesse lassen sich in jedem Unternehmen mit DocuWare automatisieren und nachhaltig verbessern.

DocuWare-Lösungen zeichnen sich durch eine sehr einfache Installation, Administration und Bedienung sowie sehr niedrige Total Cost of Ownership (TCO) aus. DocuWare ist in 13 Sprachen erhältlich.

Weitere Informationen:
DocuWare AG
Therese-Giehse-Platz 2
82110 Germering
docuware@docuware.com
Tel.: +49.89.89 44 33-0
Fax: +49.89.8 41 99 66
DocuWare AG, Public Relations
Pressebüro Birgit Schuckmann
Infanteriestr. 19, Haus 5
80797 München
Birgit.Schuckmann@docuware.com
Tel.: +49.89.2 28 00-3 06
Fax: +49.89.2 28 00-3 07