30 % schneller: The Digitale profitiert von sicherem Datentransfer mit Dropbox

Optimierte Prozesse sorgen für mehr Effizienz und hohe Zeitersparnis.

Im Agenturgeschäft verlassen täglich mehrere Gigabyte Daten das Unternehmen und machen sich auf den Weg zu Kunden oder Partnern. Wurden früher noch hauptsächlich physische Datenträger benutzt, finden digitale Transfers heute vorrangig über die Cloud statt. Um sensible Dateien beim Datentransfer abzusichern, suchte The Digitale eine einfache und benutzerfreundliche Lösung. Im nachfolgenden Anwendungsbeispiel berichtet Peter Bilz-Wohlgemuth, COO und Managing Partner bei The Digitale, wie die Agentur durch die Dateiverschlüsselung via Dropbox ihre Prozesse um 30 % beschleunigen, die Effizienz steigern und umfangreiche Schulungen des Personals einsparen konnte.

Vereinfachung als Herausforderung

The Digitale bietet als deutsche Agentur mit Sitz in München Dienste wie Analytik, Business Intelligence, Content-Erstellung, Design, UX und Conversion-Optimierung. The Digitale arbeitet mit Kunden und Unternehmen zusammen, die die Digitalisierung in Europa vorantreiben, wie z. B. Allianz, Deloitte, Deutsche Telekom und Microsoft. Als Agentur, die auch mit internationalen Blue Chip-Unternehmen kooperiert, muss The Digitale sensible Daten sichern, um den Anforderungen von Datenschutzbestimmungen der Europäischen Union (EU) nachzukommen. „Für einige Dateien, z. B. Lead-Daten, Personaldokumente, verschiedene strategische Daten oder Finanzdateien, müssen wir eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (E2EE) verwenden. Mit dieser Technologie besitzen nur die Datei-Eigentümer und der Empfänger den Verschlüsselungscode“, erklärt Peter Bilz-Wohlgemuth.

Der alte E2EE-Dienst, den The Digitale nutzte, war weder nutzerfreundlich noch leicht zu bedienen. „Wir mussten unsere Mitarbeitenden eigens dafür schulen, wie man Dateien verschlüsselt“, erzählt Bilz-Wohlgemuth. „Und wenn die Software nicht richtig verwendet wurde, konnte nur die Person, die eine Datei verschlüsselt hatte, diese auch wieder entschlüsseln, d.h. wenn diese Person unser Unternehmen verließ, waren die Dateien nicht mehr zugänglich. Manchmal stürzten die Dateien auch ganz ab. Im Endeffekt war die Technologie großartig, aber die Anwendung eine Katastrophe.“

The Digitale verwendet seit ihren Anfängen Dropbox für die Dateifreigabe. Als Dropbox die Boxcryptor-Technologie kaufte und eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung in die Plattform integrierte, ergriff die Agentur die Chance, von ihrer bisherigen Lösung umzusteigen.

2 in 1 – E2EE und Dateifreigabe in Dropbox

Zunächst entschlüsselte die Agentur alle Dateien mit der alten Software. Anschließend verschob das Team die Dateien in Dropbox unter Beibehaltung der Ordnerstruktur und richtete Zugriffsrechte ein. So kann das Unternehmen alle seine Dateien – von Marketinginhalten über Website-Entwürfe bis hin zu Lead-Daten – in einem einzigen Ökosystem speichern. Seit dem Umstieg lassen sich Dateien, Unterordner und sogar ganze Ordnerstrukturen mit nur einem Klick ganz einfach verschlüsseln. Dank der intuitiven Nutzung können Mitarbeitende schnell in die Ent- und Verschlüsselung eingewiesen werden. Dadurch wurden komplexe, ressourcenintensive Schulungen überflüssig. Zudem konnte The Digitale die Verschlüsselung für mehr Mitarbeitende zur Verfügung stellen als noch mit der alten Software. „Früher mussten wir die Zahl der Lizenzen begrenzen, weil jede extra kostet“, erklärt Bilz-Wohlgemuth. „Jetzt müssen wir uns keine Gedanken mehr machen. Da alle unsere Mitarbeitenden bereits mit Dropbox arbeiten, können sie auch die Verschlüsselung nutzen.“

Um Dateien mit ihrem globalen Partnernetzwerk oder Kunden zu teilen, nutzt The Digitale darüber hinaus Dropbox Transfer. Der Vorteil darin liegt nicht nur in der sicheren Verschlüsselung, sondern auch in der Nutzerfreundlichkeit, da auch Partner und Kunden ohne eigenen Account Zugriff erhalten können. The Digitale kann zusätzlich eine Gültigkeitsdauer für Links festlegen und sehen, wann die Dateien geöffnet oder heruntergeladen wurden. Dies erlaubt bessere Kontrolle über die Dateifreigaben und gibt zusätzliche Transparenz, welche Partner die zur Verfügung gestellten Dateien bereits sichten konnten.

Schnelle und sichere Prozesse

Heute verschlüsselt The Digitale Dateien innerhalb von Dropbox, anstatt mit zwei Diensten zu jonglieren. Das Resultat: Der Prozess geht fünfmal schneller und die Mitarbeitenden benötigen laut Bilz-Wohlgemuth etwa 30 % weniger Zeit für die Verwaltung der Ver- und Entschlüsselung. So können sich die Mitarbeitenden von The Digitale auf die qualitativ hochwertige Arbeit für ihre Kunden fokussieren. „Wir konzentrieren uns darauf, den Job für unsere Kunden zu erledigen, mit ihnen an Strategien zu arbeiten, Inhalte zu erstellen und großartige Ergebnisse zu liefern. Alles andere sollte einfach funktionieren und uns keine Zeit stehlen. Deshalb ist die Verschlüsselung über Dropbox für uns ein Gamechanger“, so Bilz-Wohlgemuth.

Dank der einfacheren Verschlüsselung werden die Mitarbeitenden dazu angeregt, mehr Dateien zu sichern. „Da die Verschlüsselung von Daten jetzt so einfach ist, werden doppelt so viele Dateien verschlüsselt“, sagt Peter Bilz-Wohlgemuth. Da Dropbox die Vorschriften der EU und Deutschlands erfüllt, kann The Digitale nun leichter nachweisen, dass es die ISO-Normen und andere Zertifizierungen einhält. Dies erleichtert den Umgang mit Anbietern von Cyberversicherungen und hochrangigen Partnern oder Kunden. Auch für den Steuerberater hat sich das Verfahren vereinfacht. „Früher musste unser Steuerbüro die Verschlüsselungssoftware auf seinen Computern installieren, um mit uns zusammenzuarbeiten. Jetzt können die Mitarbeitenden über einen Browser auf Dropbox zugreifen“, sagt Bilz-Wohlgemuth.

Roadmap für die Zukunft

Heute sucht The Digitale nach neuen Wegen, um die Freigabe von Dateien noch einfacher zu gestalten. Zunächst erwägt das Unternehmen Dienste wie Dropbox Sign, um E-Signaturen in dasselbe Ökosystem zu integrieren. Für diejenigen, die noch nach Lösungen zur Dateifreigabe suchen, hat Peter Bilz-Wohlgemuth einen Rat: „Beschäftigen Sie sich mit dem Thema und investieren Sie in Sicherheit und Ende-zu-Ende-Verschlüsselungsfunktionen. Je nahtloser und schneller unsere Software, unser Speicherplatz oder unsere Sharing-Lösungen funktionieren, desto besser können wir uns auf die Aktivitäten konzentrieren, die Umsätze erzielen“.

Über Dropbox

Dropbox ist eine globale Kollaborationsplattform, die die Produktivität von Unternehmen und Einzelpersonen durch eine Reihe von Tools und KI-gestützten Funktionen steigert. Mit über 700 Millionen Nutzern in 180 Ländern bietet Dropbox nahtlos integrierbare Tools für sichere und effiziente Teamarbeit. Weitere Informationen zum Unternehmen sowie zu den Produkten von Dropbox finden sich auf dropbox.com.

Über The Digitale

The Digitale ist eine Digital-Agentur mit Sitz in München und verbindet Kreativität mit Performance und Daten. Das Unternehmen ist Spezialist für die Vermarktung von erklärungsbedürftigen Produkten und Services – B2B und B2C – und bietet Konzeption, Kreation und Marketing für digitale Projekte. Zum Kundenstamm gehört der gehobene Mittelstand und Konzerne wie z.B. Allianz, Deloitte, Deutsche Telekom, ISPO, Microsoft, Messe München, NürnbergMesse oder auch REC. Weitere Informationen finden sich unter the-digitale.com.