Burkhard Röhrig im Interview mit der Personalwirtschaft: "Trotz aller Erfolge die Bodenhaftung nicht verlieren"

Die GFOS gibt es nun schon 25 Jahre. Wie hat alles begonnen?

Ich habe mich 1988 mit zweieinhalb Mitarbeitern in den Bereichen Betriebsdatenerfassung und Zeitwirtschaft selbstständig gemacht. Zuvor war ich in diesem Bereich bei der Nixdorf Computer AG tätig. Wir haben damals ein bestehendes Softwareprodukt der Nixdorf Computer AG übernommen und weiterentwickelt. Das Produkt hieß „Time“ und war ein Nixdorf-spezifisches System zur Zeiterfassung. Dieses haben wir weiterentwickelt, es in eine UNIX-Umgebung portiert und so zu einer eigenen Anwendung gemacht, die auch auf anderen Systemen lauffähig war. Durch beständige Weiterentwicklung und die Umsetzung der Bedürfnisse des Marktes haben wir eine umfassende Zeitwirtschaftslösung entwickelt.

Welche Herausforderungen waren mit der Markteinführung Ihrer neuen Software verbunden?

Die größte Herausforderung war, das System marktkonform anzubieten und neue Komponenten einzuführen. Denn es blieb nicht bei der reinen Zeiterfassung. Wir haben uns sehr früh mit dem Thema Personaleinsatzplanung beschäftigt und entsprechende Module realisiert.

Die Themen Personaleinsatzplanung und Workflow waren damals – vor allem in der Industrie – sehr gefragt und Anfang der 90er-Jahre haben wir ein erstes Modul zur Personaleinsatzplanung auf den Markt gebracht. Dieses ist natürlich mit unserer heutigen Anwendung nicht mehr vergleichbar, aber schon damals war es unser Ziel, dem Kunden eine Gesamtlösung in Form eines umfassenden Leistungsportfolios anzubieten.

Viele andere Firmen aus Ihrer Branche gibt es bereits nicht mehr – GFOS dagegen wächst stetig weiter und erwirtschaftet einen Umsatz von über 16 Millionen Euro. Wie definieren Sie das Unternehmen GFOS? Wo sehen Sie Ihre Vorteile?

Wir versuchen bereits seit 25 Jahren, niemals stehen zu bleiben und uns stetig weiterzuentwickeln. Wir leben die Projekte unserer Kunden und denken in zukunftsorientierten Lösungen. Um die Releasefähigkeit unserer Software zu bewahren, treiben wir die Standardisierung unserer Software gfos konsequent voran.

Im Fokus aller unserer Aktivitäten steht dabei die volle und dauerhafte Kundenzufriedenheit. Denn mit unseren Kunden verbindet uns eine starke Partnerschaft. Vertrauen, Zuverlässigkeit, Fairness und höchste Qualität führen uns zum gemeinsamen Erfolg. Für den Erhalt dieser Partnerschaft leisten wir Überdurchschnittliches.

Zudem verstehen wir uns als Unternehmen, das seinen Kunden zum einen praktikable Standardlösungen anbieten will, aber auch maßgeschneiderte Produkte installiert.

Wofür steht bei GFOS der Begriff Workforce Management?

Wie bereits erwähnt, steht die GFOS für einen ganzheitlichen Ansatz. Die HR-Lösung der GFOS reicht vom Modul Zeiterfassung über die Personaleinsatzplanung bis hin zum umfassenden Workforce Management. Mit der Zeiterfassung von GFOS schöpfen unsere Kunden alle Faktoren der Arbeitszeitflexibilisierung aus. Sie vermeiden Überstunden, gleichen unvorhergesehene Ausfälle und saisonale Schwankungen aus. Das eigenverantwortliche Arbeiten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wird unterstützt und erhöht so Motivation und Leistungsbereitschaft.

Unsere Software gfos ist mehr als ein Informationssystem. Über das Mitarbeiterportal können die einzelnen Mitarbeiter sich stets einen aktuellen Überblick über ihr eigenes Zeitkonto verschaffen und genehmigungspflichtige Abwesenheiten papierlos beantragen. Ob Tarifurlaub, Sonderurlaub bei Umzug oder Heirat, Überstundenausgleich oder Bildungsurlaub – über gfos eingegebene Urlaubsanträge landen direkt im E-Mail-Postfach des zuständigen Vorgesetzten. Die Genehmigung oder Ablehnung erfolgt per Mausklick. Ändert sich eine individuelle Planung, können Anträge auf gleichem Wege auch wieder storniert werden. Und das ist nur ein Beispiel für viele Arbeiten, die früher Ressourcen in der Personalabteilung gebunden haben.

Unsere Zeiterfassung minimiert Routinearbeiten und schafft Raum für sinnvolle Tätigkeiten. Mit der Workforce Management Software von GFOS wird die Effizienz von Unternehmen erhöht. Personalkosten werden durch die Vermeidung teurer Überstunden und Leerlaufzeiten reduziert und die Mitarbeitermotivation sowie Kundenzufriedenheit erheblich verbessert. Durch den modularen Aufbau der Softwarefamilie gfos können Bedarfe jeder Branche und Unternehmensgröße optimal abgedeckt werden.

Würden Sie Ihr Unternehmen als umfassenden Human Resources Software-Anbieter bezeichnen?

Wir fühlen uns in vielen HR-Bereichen zu Hause. Den Bereich Payroll wollen wir allerdings nicht selbst anbieten. Dort gibt es schon sehr viele gute Anbieter. Daher arbeiten wir bei diesem Thema mit Partnern wie zum Beispiel ADP zusammen. Wir haben zurzeit circa 40 Entgeltabrechnungssysteme, die wir an unsere Software gfos anbinden können, und decken damit fast den gesamten Markt ab.

Aber wir bieten definitiv mehr als eine klassische Zeitwirtschaft. Über die 25 Jahre, die wir nun am Markt bestehen, haben wir zusammen mit unseren Kunden unser Portfolio stetig erweitert und entwickeln uns damit zum Full Service-Anbieter im Bereich HR.

Auf der Cebit stellen Sie bereits seit einigen Jahren nicht mehr aus, dafür auf diversen Personalmessen. Was gibt es da an Neuheiten von GFOS?

Die veränderte Arbeitswelt und der damit verbundene Wunsch beziehungsweise auch der Bedarf an mehr Flexibilität müssen durch die eingesetzte Zeitwirtschaft beziehungsweise Personaleinsatzplanung berücksichtigt werden. Daher haben wir mit dem Einzug der Smartphones und Tablet-PCs in den Unternehmen mobile Businesslösungen entwickelt, die uneingeschränkte Mobilität ermöglichen.

Workflows, Genehmigungen und Buchungsdaten können direkt über das Smartphone, iPhone, Blackberry oder auch iPad abgesetzt werden. Die Mitarbeiter können ihre Zeitbuchungen vornehmen, ihre Projektzeiten und Kostenstellen erfassen, ihren Urlaub beantragen und sich jederzeit über ihre aktuellen Saldenstände informieren. Auch für die Führungskräfte bieten mobile Lösungen eine große Erleichterung, so haben diese die An- und Abwesenheiten ihrer Mitarbeiter immer im Blick und Urlaubsanträge können noch schnell von unterwegs genehmigt werden. Personaleinsatzpläne können jederzeit, ob im In- oder Ausland, eingesehen und die Mitarbeiter mobil über ihre Schichten informiert werden. Eine sehr flexible Lösung, die darüber hinaus auch noch die Mitarbeitermotivation durch die entstandene Transparenz erhöht.

Die GFOS hat 2013 einiges vor. Sie errichten eine neue Firmenzentrale?

Der Neubau ist unter anderem eine Reaktion auf die erfolgreiche Entwicklung der letzten Jahre. Die GFOS wächst kontinuierlich zweistellig. 2011 konnten wir den Umsatz um 25 Prozent steigern. Vor diesem Hintergrund muss das Unternehmen natürlich auch personell stetig wachsen und seinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern einen attraktiven Arbeitsplatz schaffen.

Aber wir wachsen nicht nur hier in Essen. Zur GFOS Gruppe gehören neben der GFOS mbH die GFOS Technologieberatung GmbH, Niederlassungen in Hamburg, Leinfelden-Echterdingen bei Stuttgart und Oberhaching bei München, zahlreiche nationale und internationale Vertriebspartner sowie – seit Dezember 2012 – die GFOS Schweiz AG.

Welche weiteren Ziele haben Sie sich für das 26. Jahr vorgenommen?

Wir wollen schon heute die Marktanforderungen der Zukunft übertreffen. Durch Leistung und Qualität setzen wir uns vom Wettbewerb ab. Permanente Weiterentwicklung und Verbesserung im Sinne unserer Kunden sichern unseren Erfolg. Durch innovatives Denken, frische Ideen und Spaß an der Arbeit werden wir auch in Zukunft für treue und zufriedene Kunden sorgen. Dabei gilt es immer auch trotz aller Erfolge die Bodenhaftung nicht zu verlieren und für Kontinuität zu sorgen.