Desk Sharing – eine moderne Form der Arbeitsorganisation

In den letzten Jahren setzt sich weltweit zunehmend ein Trend in der Arbeitswelt durch. Anteilige oder komplette Heimarbeit wird immer populärer. Diese Entwicklung betrifft vor allem moderne Branchen wie die Informatik. In Deutschland war das Homeoffice bislang unbeliebt. Doch auch hier zu Lande gibt es Bewegung – maßgeblich durch die Corona-Pandemie vorangetrieben.

Eine Zwischenlösung nennt sich Desk Sharing

Nicht überall arbeitet man komplett aus der eigenen Stube. Persönliche Treffen können durchaus nötig sein. Damit das Büro optimal ausgelastet wird, bietet sich das sogenannte Desk Sharing an. Für diese neuartige Organisationsform gibt es einige Bezeichnungen. Auch als Flexible Office oder Hot Desking ist sie bekannt. Während man im Büro bisher feste Arbeitsplätze vergab, ist beim Desk Sharing kein Mitarbeiter an einen bestimmten Platz gebunden. Stattdessen werden die verfügbaren Arbeitsplätze einfach geteilt. Damit man dabei nicht den Überblick verliert, bietet sich eine Desk Sharing Software an. Diese ist dann leicht und komfortabel vom Smartphone oder Rechner zu bedienen und verhindert Chaos. Auf dem Markt werden derzeit verschiedene Softwarelösungen angeboten. Ein Desk Sharing anbieter ist FlexWhere.

Die nötige Weiterentwicklung?

Wie das Handelsblatt zum Thema berichtet, wurden deutsche Büros schon vor Corona sehr ineffektiv genutzt. „Eine Auslastung von lediglich 70 Prozent“ sei „keine Seltenheit“ attestiert das Handelsblatt dem deutschen Bürowesen. Durch die aktuelle Entwicklung sei davon auszugehen, dass es einen Rückgang der Arbeitsplätze auf mindestens die Hälfte gebe.

Das gibt den Firmen natürlich Anreiz zur Veränderung. Immerhin kann man die überflüssigen Arbeitsplätze und deren Materialien einsparen. Gleichzeitig erhöht die Fluktuation der Mitarbeiter im Büro den Verwaltungsaufwand:  Wer arbeitet wann an welchem Platz? Außerdem lassen sich Kollegen während einer Zusammenarbeit effektiv beisammen positionieren. Desk Sharing Software wie FlexWhere macht das möglich und nimmt den Firmen damit die Last von den Schultern.

Einige Prinzipien werden vorausgesetzt

Natürlich will niemand zur unverhofften Putzkraft werden. Schon diese Tatsache schafft einige Voraussetzungen bei der Arbeit mit der Desk Sharing Software. Auch wenn eine Desk Sharing Software wie FlexWhere das Leben im Büroalltag deutlich erleichtert, ist sie dennoch lediglich eine Unterstützung. Auf die korrekte Ausführung hat FlexWhere am Ende keinen Einfluss. Deshalb ist der disziplinierte Umgang der Mitarbeiter die Grundlage beim Sharing Desk Konzept. Wichtig ist, dass jeder Mitarbeiter seine eigenen Materialien zu Beginn aufbaut und am Ende auch wieder vollständig abbaut.

Was genau kann die Desk Sharing Software überhaupt?

Als wissbegieriger Leser erfährt man über die FlexWhere Website, welche Aufgaben eine Shared Desk Software übernehmen kann. Neben der bereits erwähnten Buchung eines Arbeitsplatzes bietet FlexWhere auch die Möglichkeit, einen Besprechungsraum zu buchen. Das System zeigt allen Nutzern an, welche Arbeitsplätze belegt sind. Außerdem lässt es sich mit anderen Reservierungssystemen verknüpfen und behält somit alle Informationen in einer zentralen Übersicht.

Eine Desk Sharing Software wie FlexWhere kann den physischen Umgang erleichtern. Damit das Büro nicht überlaufen wird oder mögliche Abstandsregeln gefährdet werden, können einzelne Elemente als Abstandshalter im System eingetragen werden.

Eine speziell für die Pandemie entwickelte Funktion zeigt einen anderthalb Meter Radius in FlexWhere an, um den empfohlenen Sicherheitsabstand anzuzeigen.

Fazit

Eine Desk Sharing Software kann die Verfügbarkeit von Arbeitsplätzen komfortabel regeln. Zusätzlich ermöglicht sie einen einfacheren Umgang, wenn bestimmte Kontakte und Menschenmengen vermieden werden sollen. Die Lösung von FlexWhere bietet weiterhin auch noch die Möglichkeit, statistische Daten zu erfassen und auszuwerten. Dies ist insbesondere für r die Geschäftsleitung interessant. So kann FlexWhere die Frage beantworten, wie gut die Arbeitsplätze tatsächlich ausgenutzt werden. In der Heamtmao der FelxWhere App werden zudem die Punkte sichtbar, an denen sich die Menschen am häufigsten ansammeln. Diese Informationen können dann genutzt werden, um das Büro zu optimieren.