Innovative Kassensysteme für Einzelhandel und Gastronomie und Co.

Ungeachtet dessen, in welcher Branche man sich umschaut, ein passendes Kassensystem ist überall nötig. Einzelhandel, Gastronomie und Co. kommen heutzutage ohne das passende Kassensystem nicht mehr aus. Außerdem muss bei der Wahl entsprechender Kassensysteme stets die KassenSichV beachtet werden. „KassenSichV“ ist die Abkürzung für „Kassensicherheitsverordnung“. Diese wurde vom Finanzministerium verordnet und befasst sich mit dem Schutz von Registrierkassen gegen Manipulation. Vor dieser Manipulation schützt ein TSE Kassensystem. Die Anschaffung eines solchen Kassensystems ist bald verpflichtend. Dementsprechend muss sich jeder Nutzer von Kassensystemen damit auseinandersetzen. So kompliziert, wie sich das für Einsteiger anhören mag, ist die Angelegenheit rund um das Kassensystem jedoch nicht.

Was ist ein TSE Kassensystem?

Ein TSE Kassensystem ist wie gesagt sicher vor Manipulationen. „TSE“ kürzt „technische Sicherheitseinrichtung“ ab. Das neue Kassensystem mit TSE speichert das Journal und erstellt die Signatur. Bei jeder vorgenommenen Transaktion greift also die TSE. Die TSE lässt sich zum Beispiel einfach an Kassensysteme anbringen, es reicht ein USB Anschluss und schon ist sie am Kassensystem angebracht. Platzsparend tut die TSE nun ihr Werk und im täglichen Betrieb ändert sich nichts. Bei einem direkten Anschluss ist das Kassensystem sicher vor Netzwerkausfällen oder Internetproblemen.

Welche Kasse darf bis wann und wie genutzt werden?

Alte Kassensysteme sind bedingt noch bis zum 31.12.2022 erlaubt. Anschließend muss das alte Kassensystem zwingend durch ein TSE Kassensystem ersetzt werden. Dies gilt allerdings nur, wenn das jeweilige Kassensystem vor dem 01.01.2020 und nach dem 25.11.2010 angeschafft wurde. Vorher angeschaffte Kassen sind bereits nicht mehr erlaubt. Außerdem muss das alte Kassensystem GoBd-konform sein. Hinter der Abkürzung „GoBd“ versteckt sich „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Die korrekte Buchführung betrifft Selbstständige, Freiberufler, große und kleine Unternehmen gleichermaßen. Sprich, das alte Kassensystem muss in die bisherige Norm passen. Wenn es nun nicht aufrüstbar ist, kann das bisherige Kassensystem also bis Ende 2022 verwendet werden. Darum ein TSE Kassensystem anzuschaffen, kommt nach Ablauf dieser Frist allerdings niemand mehr herum. Eine PC-Kasse ist nur mit TSE Kassensystem legal verwendbar.

Diese Lösung ist unkompliziert, zukunftsorientiert und daher gerne verwendet. Ein Browser-Kassensystem mit Cloud TSE ist in einigen Fällen verwendbar, dies ist mit dem Hersteller abzusprechen. Solch ein Kassensystem ist allerdings nicht offline anzuwenden und dementsprechend nicht unbedingt für jeden Zweck geeignet. Browser- und App-Kassensysteme mit TSE Drucker sind vollkommen legitim, benötigen zur Bedienung unter Umständen jedoch technische Vorkenntnisse. Mit welchem System sich Unternehmer anfreunden können, ist individuell. Situationsbedingt wird das passende Kassensystem bald überall Einzug finden.

Ordentliche Vorgänge

Eine Anmeldung beim jeweiligen Finanzamt jeder Registrierkasse ist mit ihrer Seriennummer bald verpflichtend. Das elektronische Anmeldeverfahren ist zu gegebener Zeit also unabdinglich. Ebenso müssen Kassenbons an jeden Kunden ausgegeben werden, es besteht Belegausgabepflicht. Die ausgegebenen Belege müssen bestimmte Anforderungen erfüllen. So muss die Seriennummer der technischen Sicherheitseinrichtung oder aber der Kasse darauf zu lesen sein. Der Signaturzähler und ein Prüfwert müssen ebenfalls auf dem Beleg enthalten sein. Bekommt der Kunde den Beleg zum Beispiel als PDF Datei zugesendet, so muss der Beleg nicht noch einmal extra ausgedruckt werden. Mit diesen Neuerungen werden alle geschäftlichen Vorgänge in Zukunft sehr gut nachvollziehbar.

Fazit

Kassensysteme und Buchführung werden zunehmend digitalisiert und immer moderner. Um die verpflichtende Anschaffung eines TSE Kassensystems kommt bald kein Unternehmen, egal ob groß oder klein mehr herum. Verschiedene Systeme, wie zum Beispiel ein PC-Kassensystem mit TSE erleichtern den Nutzern die Buchführung und dem Finanzamt die Arbeit. Einheitlich, mit Seriennummern versehen und lückenlos nachvollziehbar sind die geschäftlichen Abläufe der Zukunft. Kassensysteme müssen mit ihrer jeweiligen Seriennummer beim Finanzamt angemeldet werden. Außerdem besteht eine Ausgabepflicht für Belege an jeden Kunden. Bis zum 31.12.2022 besteht noch eine Übergangsfrist. Nach diesem Datum muss die Umrüstung zwingend stattgefunden haben.